Att administrera löner kan kännas svårt och krångligt, speciellt för den som inte är van att till vardags hantera löner. I det här inlägget beskriver vi kort kring de olika stegen i löneadministrationen med utgångspunkt i Fortnox som lönesystem då det är det systemet vi på FöreningsKraft använder för våra föreningar.
Varför lönehantering är viktigt
Lönehantering handlar inte bara om att betala ut pengar till anställda på rätt datum. Det är också viktigt för att säkerställa att alla skatter och avgifter betalas i tid och att lagar och regler följs.
Genom att ha en strukturerad lönehantering kan ni undvika fel och onödiga kostnader, samt upprätthålla förtroendet hos era anställda och medlemmar.
Kom igång med lönesystemet
Vårt allra bästa tips är att skaffa ett löneprogram. Hos FöreningsKraft använder vi Fortnox. Detta program ingår hos oss när din förening tar hjälp av oss kring löneadministrationen.
Här är en steg-för-steg-guide för att administrera löner med hjälp av Fortnox.
1. Skapa löneinställningar
Innan ni kan börja hantera löner behöver ni ställa in grundläggande uppgifter i systemet:
- Lägg till anställda: Börja med att registrera era anställda i systemet. Ni behöver deras personuppgifter, skatteinformation och bankuppgifter.
- Lönetyper och belopp: Definiera olika lönetyper (exempelvis fast lön, timlön) och ange aktuella lönebelopp för varje anställd.
2. Använd Fortnox kalenderfunktion
Om ni har Fortnox eller använder oss som er löneadminnistratör vill vi tipsa om Fortnox kalenderfunktion. Det är ett effektivt verktyg för att hålla koll på arbetstid, frånvaro och andra viktiga händelser som påverkar lönerna. I kalenderfunktionen kan den anställda:
- Registrera arbetstid: Använd kalendern för att registrera anställdas arbetade timmar. Detta är särskilt användbart för timanställda där lönen varierar beroende på antal arbetade timmar.
- Hantera frånvaro: Registrera frånvaro som sjukdagar, semester, föräldraledighet eller annan ledighet. Kalenderfunktionen gör det enkelt att hålla reda på frånvaro och justera löner därefter.
- Hantera utlägg/kvitton: Den anställde kan också lägga upp sina kvitton/utlägg i kalendern på aktuella dagar för att sedan kunna få en återbetalning på utläggen via nästa lön.
3. Beräkna löner
När all data är inmatad i systemet är det dags att beräkna lönerna. Om alla inställningar är korrekt gjorda räknar systemet själv ut vilken lön varje anställd ska ha samt vilka avgifter och skatter som ska dras.
Innan lönerna godkänt för utbetalning behöver de dubbelkollas. Ibland behövs manuell handpåläggning, speciellt när det gäller olika typer av undantag.
4. Betalning och lönebesked
När lönerna är beräknade, se till att en annan person attesterar/godkänner lönerna för utbetalning. Detta minskar risken för fel.
När det är gjorts är det dags att betala ut lönerna. Antingen läggs lönerna upp manuellt av dig på banken eller så går det att skaffa en bankintegration mellan din bank och Fortnox. Då kan du betala ut lönerna direkt via systemet vilket minskar risken för fel ytterligare.
Lönebesked skickas elektroniskt via systemet. Den anställde får ett mejl om att ett lönebesked finns att läsa. Den anställde behöver då själv logga in för att se detta då inga lönebesked får skickas via mejl enligt GDPR. Det går även bra att skriva ut lönebeskeden och skicka dem per post/ge dem i handen på den anställde.
5. Återkommande uppgifter och uppföljning
Efter att lönerna har betalats ut finns det några återkommande uppgifter som behöver göras:
- Rapportera AGI (Individuell inkomstdeklaration) till Skatteverket
- Betala skatter och arbetsgivaravgifter
- Rapportera till pensionssystem såsom Collectum
- Bokföra löner och skatter
Känns det jobbigt att behöva sitta med sånt här på ideell basis? Kontakta då oss på FöreningsKraft för hjälp och få ett prisförslag inom 48 h.
