Att skapa och följa en budget kan vara en utmaning för många ideella föreningar. Det är lätt att göra misstag som kan få stora ekonomiska konsekvenser.
Men genom att vara medveten om dessa fällor kan ni som styrelse proaktivt arbeta för att undvika dem. Här är några av de vanligaste budgetmissarna vi ser hos ideella föreningar – och tips på hur ni kan hantera dem.
1. Att inte ha en budget alls
Trots att budget blir mer vanligt i föreningslivet finns fortfarande föreningar som inte gör en budget alls. Utan en budget saknar föreningen en tydlig plan för hur intäkter och kostnader ska balanseras.
Se till att en budget alltid upprättas inför varje verksamhetsår. Det behöver inte vara ett komplicerat dokument, men det ska ge en tydlig bild av föreningens ekonomiska situation och mål.
2. Att vara för optimistisk med intäkter
Det är lätt att överskatta hur mycket pengar som kommer in, särskilt när man räknar med bidrag eller sponsring som inte är garanterade intäkter. Är du för optimistisk på intäktsposterna kan det leda till problem längre fram om pengarna inte dyker upp som förväntat.
Var istället försiktiga med att räkna in osäkra intäkter i budgeten. Se istället till att ha realistiska prognoser och planera alltid för olika scenarier där vissa intäkter kanske uteblir.
Om ni får mer pengar än förväntat – fantastiskt! Men planera utifrån det mest troliga.
3. Att glömma bort fasta kostnader
En del föreningar glömmer att ta hänsyn till sina fasta kostnader såsom lokalhyra, försäkringar eller administrativa avgifter. Dessa kostnader kan snabbt äta upp en stor del av budgeten om de inte planeras för ordentligt.
Vårt tips är att börja budgetprocessen med att kartlägga alla fasta kostnader. Se till att dessa är täckta innan ni budgeterar för nya projekt eller aktiviteter. På så sätt vet ni att grunden är tryggad. Samma sak gäller om ni exempelvis har anställda. Intäkterna måste såklart i första hand säkra lönekostnader, inkl. skatter, pensionsavsättningar, semester, kompetensutveckling m.m.
4. Att inte avsätta en buffert
Många föreningar planerar bara för de kostnader och intäkter de vet om och missar att budgetera för oförutsedda utgifter. Plötsliga reparationer eller extra kostnader för ett evenemang kan snabbt bli väldigt kostsamma.
Avsätt därför alltid en del av budgeten som buffert för oförutsedda utgifter. Det ger er en trygghet och möjlighet att hantera oväntade situationer utan att behöva göra drastiska nedskärningar i verksamheten. Vissa föreningar har arbetat upp en buffert över tid vilket såklart också blir en bra lösning vid oförutsedda händelser.
5. Att inte följa upp budgeten löpande
När budgeten väl är klar hamnar den ofta i en mapp på datorn eller på hemsidan och glöms bort tills året är slut. Utan regelbunden uppföljning finns det en risk att kostnader springer iväg eller att intäkter inte kommer in som planerat.
Planera in regelbundna budgetgenomgångar under året, exempelvis vid varje eller ett par av årets styrelsemöten. Genom att följa upp hur ni ligger till kan ni justera verksamheten i tid och undvika större ekonomiska problem längre fram.
