Lönehantering kan kännas som en komplex uppgift, särskilt för ideella föreningar där styrelsemedlemmar ofta saknar djupgående kunskap inom ekonomi. Här listar vi fem vanliga misstag som kan uppstå vid lönehantering och hur du och din förening kan undvika dem för att säkerställa en smidig och korrekt löneadministration.
1. Felaktig beräkning av löner och skatter
Många föreningar kämpar med att korrekt beräkna löner, skatter och sociala avgifter. Sitter du med det här manuellt är risken väldigt stor att det blir fel, antingen p.g.a slarv eller okunskap. Detta kan leda till att anställda får felaktiga löneutbetalningar och att föreningen riskerar påföljder från Skatteverket.
Hur du undviker det:
Använd ett pålitligt löneprogram som hjälper dig att hålla koll på beräkningarna. Program som Fortnox automatiserar beräkningen av löner och skatter, vilket minskar risken för mänskliga fel. Dock behöver du se till att alla inställningar är korrekta innan lönebekräkningen sker.
Se även till att de som hanterar lönerna i föreningen har tillgång till uppdaterad information och utbildning om aktuella skatteregler och lönebestämmelser. Få exempelvis på Skatteverkets webbinarier eller hämta kunskap från er arbetsgivarorganisation om ni har kollektivavtal.
2. Missad rapportering till myndigheter
Då ideella föreningar ofta har ideella styrelsemedlemmar finns risk att missa viktiga rapporteringsdatum för skatter och arbetsgivaravgifter. Det kan leda till böter och andra sanktioner.
Hur du undviker det:
Använd en kalenderfunktion i löneprogram eller i din personliga kalender för att hålla reda på viktiga deadlines.
Skapa påminnelser och checklistor för rapportering till Skatteverket och andra myndigheter så att inget faller mellan stolarna samt att andra kan täcka upp om den som normalt sköter lönerna blir sjuk eller är bortrest.
3. Bristande dokumentation och arkivering
Dålig dokumentation och arkivering av löneunderlag kan leda till problem vid revisioner och inspektioner. Det kan också göra det svårt att följa upp löneutbetalningar och eventuella tvister.
Hur du undviker det:
Använd digitala verktyg för att lagra och organisera löneunderlag. Tänk dock på vart du lagrar känslig information så att din förening följer GDPR.
Gör regelbundna kontroller för att säkerställa att alla nödvändiga dokument är på plats och korrekt arkiverade.
4. Felaktig hantering av frånvaro och semester
Att inte registrera och hantera frånvaro och semester korrekt kan leda till felaktiga löneutbetalningar och missnöjda anställda.
Hur du undviker det:
Använd Fortnox kalenderfunktion för att registrera frånvaro och semester. Detta gör det enklare att hålla reda på och beräkna korrekt lön.
Se även till att ha tydliga rutiner för hur anställda ska rapportera frånvaro och semester, och kommunicera dessa rutiner tydligt till alla berörda.
5. Försenade löneutbetalningar
Försenade löneutbetalningar kan skapa osäkerhet och missnöje bland anställda och medlemmar, samt skada föreningens rykte.
Hur du undviker det:
Använd ett löneprogram som kan schemalägga och automatisera löneutbetalningar för att säkerställa att lönerna alltid betalas ut i tid.
Se till att ha en tydlig tidsplan för lönehanteringen varje månad, inklusive tid för insamling av underlag, godkännande och utbetalning.
Låter det här läskigt och krångligt? Ingen stress, låt oss på FöreningsKraft sköta lönerna för din förenings anställda. Kontakta oss idag och få ett prisförslag inom 48 h.
