1. Inledning

Dessa allmänna villkor (”Villkoren”) utgör en bilaga till det uppdragsavtal (”Uppdragsavtalet”) som har ingåtts mellan FöreningsKraft AB (org. nr: 559239–4083) (”FöreningsKraft”) och den i Uppdragsavtalet angivna uppdragsgivaren (nedan kallad ”Föreningen”). I det följande benämns FöreningsKraft och Föreningen gemensamt som ”Parterna” och var för sig som ”Part ”.

Villkoren tillämpas vid FöreningsKrafts tillhandahållande av tjänster inom föreningsekonomi till Föreningen (”Tjänsterna”), inklusive men inte begränsat till löpande bokföring, löneadministration, rådgivning och punktinsatser.

2. Föreningens ansvar och åtaganden 

Särskilda åtaganden vid uppstart: För att FöreningsKraft ska kunna påbörja uppdraget på ett korrekt och effektivt sätt, åtar sig Föreningen att snarast, och senast inom rimlig tid från avtalets startdatum: 

• Utse en (1) kontaktperson som ansvarar för den löpande dialogen gentemot FöreningsKraft inom avtalstiden och som har rätt att fatta beslut för Föreningens räkning;
• Tillhandahålla senaste bokslut, aktuell kontoplan samt uppgifter om eventuella kostnadsställen och projekt;
• Säkerställa att FöreningsKraft får fullständig åtkomst till nödvändiga administrativa och ekonomiska system, inklusive inloggningsuppgifter; och
• Vid behov, lämna SIE-filer eller annan export från tidigare ekonomisystem.

FöreningsKraft förbehåller sig rätten att skjuta upp arbetets start tills dessa underlag och åtkomster är korrekt tillhandahållna. Den första månadsfakturan faktureras samtidigt som uppstartskostnaden efter Parternas undertecknande av avtalet, i slutet av månaden, oavsett om arbetets start skjuts upp.

FöreningsKraft är beroende av att få åtkomst till Föreningens administrativa och ekonomiska system för att kunna utföra sitt uppdrag. I de fall där åtkomst till exempelvis bank dröjer, kan uppdraget påbörjas i begränsad omfattning efter överenskommelse, men FöreningsKraft ansvarar inte för eventuella brister i arbetet som beror på att nödvändiga åtkomster ännu inte erhållits.  

FöreningsKraft har rätt att fakturera fasta månadsavgifter från och med avtalets startdatum, även om uppdragets praktiska start skjuts upp.

Fördelning av aktiviteter och ansvar:
FöreningsKraft ansvarar för att utföra uppdraget i enlighet med dessa allmänna och enligt god redovisningssed. Om FöreningsKraft anlitar underkonsulter, ansvarar FöreningsKraft för deras arbete som för eget utför arbete. Föreningens styrelse är dock enligt lag ytterst ansvarig för Föreningens bokföring och ekonomiska redovisning. En mer detaljerad beskrivning av vem som gör vilka uppgifter löpande finns beskrivet i Bilaga: Aktivitetsfördelning och instruktioner (https://foreningskraft.nu/aktivitetsfordelning-och-instruktioner/). 

Kontaktuppgifter:
Föreningen ansvarar för att ge FöreningsKraft korrekta kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer och e-postadress) till sig själv och sina företrädare/kontaktpersoner under hela avtalstiden. Ändringar ska meddelas till FöreningsKraft via e-post så snart som möjligt.

Förändringar i ledning eller kontroll:
Föreningen ska omgående informera FöreningsKraft om förändringar i Föreningens ledning, kontroll eller andra förhållanden som är relevanta för uppdraget, såsom byte av kassör, firmatecknare eller ordförande. Föreningen ska även tillhandahålla protokoll från varje årsmöte och vid var tid senast aktuella konstituerande protokollet. Informationen är nödvändig för att FöreningsKraft bland annat ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning, inklusive penningtvättsregelverket (KYC), och för att säkerställa korrekt hantering av uppdraget. 

Redovisning mot myndigheter:
Föreningen har det fulla ansvaret för sin redovisning gentemot myndigheter och för att betala sina skatter och avgifter. Föreningen ansvarar också för att verksamheten följer lagar och regler. FöreningsKrafts arbete innebär inte att redovisningen godkänns eller bestyrks.

Försäkring:
Föreningen ansvarar för att ha en giltig ansvarsförsäkring som täcker eventuella skador, förluster eller andra kostnader som kan uppstå i samband med uppdragets utförande eller på grund av Föreningens agerande, inklusive problem kopplade till tredjepartstjänster. 

Underlag och information:
Föreningen ska i rätt tid lämna all information och allt underlag som FöreningsKraft behöver för att kunna utföra uppdraget. Informationen ska vara korrekt och fullständig. Om materialet lämnas in för sent eller är bristfälligt, kan det orsaka förseningar eller extra kostnader, vilket Föreningen själv ansvarar för. Föreningen bär även ansvaret för allt material som skickas till FöreningsKraft, både fysiskt och digitalt. 

Information från FöreningsKraft:
Föreningen ansvarar för att ta del av information från FöreningsKraft och vid behov agera utan dröjsmål.

Arkivering och säkerhetskopiering:
Föreningen ansvarar för att självständigt arkivera och säkerhetskopiera allt material som rör Föreningens verksamhet, inklusive information och underlag som lämnas till eller tas emot från FöreningsKraft. Detta gäller både fysiska och digitala handlingar. FöreningsKraft erbjuder inte någon garanti för lagring eller återställning av data, och ansvarar inte för förlust av information på grund av bristande rutiner hos Föreningen. Föreningen rekommenderas att ha egna, tillförlitliga system för arkivering och säkerhetskopiering. 

Fysisk post:
All fysisk post som innehåller räkenskapsinformation, såsom kvitton, fakturor, övrigt bokföringsunderlag, eller andra handlingar som lämnas eller skickas till FöreningsKraft från Föreningen, eller till Föreningen från FöreningsKraft, sker på Föreningens egen risk. Det innebär att FöreningsKraft inte ansvarar för försändelsens eventuella bortkomst, fördröjning eller skada under transporten. 

Föreningens ansvar vid skada eller fel:
Föreningen ansvarar fullt ut för sina och sina medarbetares handlingar, inklusive eventuella avtalsbrott. Om deras agerande orsakar skada, kostnader eller krav mot FöreningsKraft (t.ex. från tredje part), ska Föreningen ersätta FöreningsKraft för alla skador och kostnader med anledning därav.

Arvode och betalningsvillkor

Moms:
Samtliga priser i Avtalet inklusive vid var tid aktuell Bilaga: Prislista anges i svenska kronor (SEK) och exklusive mervärdesskatt (moms). Moms tillkommer vid fakturering i enlighet med tillämplig lagstiftning.

F-skatt:
FöreningsKraft är godkänd för F-skatt. 

Prislista:
Ersättning för Uppdraget följer FöreningsKrafts vid var tid aktuell Bilaga: Prislista. Utöver detta har FöreningsKraft rätt till ersättning för eventuella kostnader som är direkt kopplade till Uppdraget, såsom ansöknings- och registreringsavgifter eller andra liknande utlägg.

Prisjustering:
FöreningsKraft förbehåller sig rätten att justera priserna. Föreningen meddelas skriftligen om kommande prisändringar senast trettio (30) kalenderdagar innan de träder i kraft. Om Föreningen inte godkänner de nya priserna har Föreningen rätt att säga upp Avtalet. Under uppsägningstiden tillämpas oförändrade priser.

Fortnox-licenser:
FöreningsKraft är byråpartner till Fortnox. Det betyder att FöreningsKrafts anställdas licenser är kostnadsfria för Föreningen. Vill Föreningen själva köpa till egna licenser betalas dessa direkt till Fortnox.  

Fakturering:
Den första månadsfakturan faktureras samtidigt som uppstartskostnaden. Därefter faktureras den löpande fasta månadsavgiften och eventuella tilläggstjänster månadsvis. Faktura skickas till Föreningens angivna fakturaadress i slutet på varje månad. 

Betalningsvillkor:
Betalningsvillkor är 15 kalenderdagar från fakturadatum. 

Betalningsdröjsmål:
Vid sen eller utebliven betalning har FöreningsKraft rätt att debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen (SFS 1975:635) från förfallodagen till dess att betalningen fullgjorts, inklusive lagstadgad påminnelseavgift. Om betalning uteblir trots påminnelse, kan ärendet överlämnas till FöreningsKrafts inkassopartner. Vid inkassohantering kan ytterligare avgifter tillkomma enligt gällande lagstiftning och Inkassoföretagets villkor. Ärendet kan även överlämnas till Kronofogdemyndigheten. FöreningsKraft har även rätt att med omedelbar verkan avbryta tillhandahållandet av avtalade tjänster till Föreningen, fram till dess att FöreningsKraft har mottagit full betalning för alla ostridiga förfallna belopp, inklusive eventuella dröjsmålsräntor och avgifter.

Invändningar:
Föreningens eventuella invändningar mot av FöreningsKraft utfärdad faktura ska framföras skriftligen inom åtta (8) kalenderdagar från fakturadatum. Efter denna period förfaller Föreningens rätt att invända mot fakturan.

Marknadsföring

FöreningsKraft får, med Föreningens godkännande genom detta Avtal, använda Föreningens namn och logotyp i syfte att marknadsföra FöreningsKrafts egna tjänster, såsom på FöreningsKrafts webbplats, sociala medie-konton eller i referenslistor. Informationen som publiceras i samband med detta ska vara sanningsenlig och får inte formuleras på ett sätt som kan påverka Föreningens anseende negativt. 

Sekretess

Vardera Part förbinder sig att inte, utan den andra Partens skriftliga medgivande, till obehörig tredje man röja konfidentiell information om Uppdraget eller om den andra Partens verksamhet och angelägenheter, annat än i den utsträckning som följer av detta avsnitt.

Med konfidentiell information avses all information (muntlig, skriftlig eller elektronisk) av teknisk, kommersiell, ekonomisk eller annan natur, som utväxlas mellan Parterna inom ramen för eller i övrigt i samband med Uppdraget, eller som på annat sätt blir känd för en Part med anledning av Uppdraget. Följande information ska dock inte anses som konfidentiell:

• information som är allmänt känd eller blir allmänt tillgänglig på annat sätt än genom brott mot denna sekretessförbindelse
• information som mottagande Part erhållit från tredje man utan att vara bunden av sekretessförpliktelse
• information som mottagande Part redan kände till eller självständigt tagit fram utan koppling till Uppdraget.

FöreningsKraft har rätt att lämna ut konfidentiell information i den utsträckning det är nödvändigt för att kunna fullgöra uppdraget och sina åtaganden enligt detta Avtal. FöreningsKraft ansvarar för att eventuella underkonsulter eller andra som anlitas för Uppdragets genomförande åläggs sekretessförpliktelser som motsvarar detta avsnitt. 

Parterna har även rätt, och i vissa fall skyldighet, att lämna ut konfidentiell information om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller yrkesetiska regler. FöreningsKraft får därutöver lämna ut konfidentiell information till sina försäkringsgivare eller juridiska rådgivare i den mån det är nödvändigt för att tillvarata sina rättsliga intressen.

Sekretessförbindelsen gäller under avtalstiden och ska fortsätta att gälla även efter att Uppdraget har upphört.

Ansvarsbegränsning

Force Majeure:
Ingen av Parterna är ansvarig för försening eller om något inte blir gjort enligt avtalet, om detta beror på omständigheter utanför Partens kontroll. Det kan till exempel vara på grund av naturkatastrof, pandemi, strejk, myndighetsbeslut, tekniskt fel eller annan force majeure-händelse. Den part som drabbas ska meddela den andra parten så snart som möjligt och försöka minska effekterna av situationen.Force majeure medför inte rätt till ersättning från den andra Parten för skador eller förseningar. 

Felaktigt eller bristfälligt underlag:
FöreningsKraft ansvarar inte för fel, brister eller felaktiga slutsatser som uppstår till följd av att Föreningen, eller tredje part som Föreningen hänvisat till, lämnat felaktig, ofullständig eller vilseledande information eller beslutsunderlag.

Förseningar eller merkostnader på grund av Föreningen:
FöreningsKraft ansvarar inte för förseningar, merkostnader eller andra negativa konsekvenser som uppstår till följd av att Föreningen inte tillhandahåller nödvändigt material i tid, underlåter att agera, eller fattar beslut baserat på bristfälligt underlag.

Ändrade regler eller praxis:
FöreningsKraft ansvarar inte för konsekvenser som uppstår till följd av ändringar i lagstiftning, myndighetsföreskrifter, rättspraxis, vägledande normer eller tolkningar av dessa som sker efter att uppdraget, eller en relevant del av det, har slutförts.

Utkast och preliminära dokument:
Föreningen bär själv ansvaret för skador som uppstår om denne förlitar sig på utkast eller preliminära versioner som FöreningsKraft har lämnat, innan dessa uttryckligen godkänts som slutliga.

Tredjepartstjänster:
FöreningsKraft ansvarar inte för förluster, avbrott, förseningar, dataförlust eller andra skador som uppstår till följd av fel hos tredjepartstjänster som används inom uppdraget (exempelvis Fortnox). Även om FöreningsKraft väljer dessa tjänster med omsorg, står de utanför FöreningsKrafts kontroll och kan tillfälligt vara otillgängliga. FöreningsKraft ansvarar inte heller för konsekvenser till följd av tredje parts villkorsändringar, prisjusteringar eller upphörande av tredjepartstjänsters funktionalitet.

Begränsad ersättningsskyldighet:
FöreningsKraft ersätter endast styrkta och skäliga kostnader som direkt orsakats av vårdslöshet från FöreningsKrafts sida. Föreningen har inte rätt till ersättning för indirekta skador eller förluster, såvida inte FöreningsKraft har agerat uppsåtligt eller grovt vårdslöst. FöreningsKrafts totala ersättningsskyldighet under varje tolvmånadersperiod är begränsad till två (2) prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken (SFS 2010:110), oavsett antal krav eller skadetyper.

Tidsgräns för ersättningskrav:
Föreningen måste framställa krav på ersättning inom tre (3) månader från det att skadan upptäckts eller borde ha upptäckts. I annat fall förlorar Föreningen rätten att göra kravet gällande.

Förtida upphörande

Omedelbar uppsägning vid avtalsbrott m.m.:
Part har rätt att säga upp detta Avtal till omedelbart upphörande, utan uppsägningstid, om motparten:

• väsentligen åsidosätter sina skyldigheter enligt Avtalet och inte vidtar rättelse inom sju (7) kalenderdagar efter skriftlig uppmaning,
• bryter mot tillämplig lag,
• försätts i konkurs, avvecklas eller upplöses, träder i likvidation eller annars kan anses vara på obestånd.

Hantering vid Avtalets upphörande

Vid Avtalets upphörande, oavsett orsak, förbinder sig Föreningen att:

• Betala samtliga ostridiga och utestående fakturabelopp (inklusive slutfakturan) till FöreningsKraft.
• Inom skälig tid inkomma med begäran om önskade rapporter och filer, såsom SIE-filer och bokföringsrapporter.
• Informera FöreningsKraft om huruvida Föreningens Fortnox-konto ska avslutas eller överlåtas, samt tillhandahålla nödvändiga kontaktuppgifter och instruktioner.
• Säkerställa att eventuell ny redovisningskontakt får erforderlig åtkomst till Fortnox eller annat relevant system, om kontoöverlåtelse ska ske.

När FöreningsKraft har mottagit full betalning från Föreningen för samtliga ostridiga och utestående fakturabelopp (inklusive slutfakturan), ska FöreningsKraft utan onödigt dröjsmål:

• Tillhandahålla Föreningen efterfrågade rapporter och redovisningsunderlag, såsom SIE-filer, bokföringsrapporter och andra relevanta dokument, i ett lämpligt format.
• Antingen avsluta Föreningens konto i Fortnox eller, efter överenskommelse, överlåta kontot till Föreningen eller annan utsedd extern part. 

Slutfakturan inkluderar ersättning för de åtgärder som FöreningsKraft ska vidta vid Avtalets upphörande, såsom överlämning av rapporter och avslut eller överlåtelse av konto. FöreningsKraft har rätt att avvakta med ovanstående åtgärder till dess att ostridiga och utestående fakturabelopp (inklusive slutfakturan) har mottagits i sin helhet. Tvist om visst fakturabelopp påverkar inte Föreningens skyldighet att betala övriga otvistiga och förfallna belopp.

Behandling av personuppgifter 

Behandling av personuppgifter:
Parterna ska behandla personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning (GDPR). 

FöreningsKrafts integritetsmeddelande:
Information om FöreningsKrafts behandling av personuppgifter i egenskap av självständigt personuppgiftsansvarig, finns att läsa i FöreningsKrafts integritetsmeddelande som finns publicerat på följande länk: https://foreningskraft.nu/integritetsmeddelande/. 

Personuppgiftsbiträde:
FöreningsKraft behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde för Föreningens räkning i samband med uppdragets utförande. Sådan behandling regleras av personuppgiftsbiträdesavtalet som ingås mellan Parterna och återfinns i Bilaga: Personuppgiftsbiträdesavtal som finns publicerat på följande länk: https://foreningskraft.nu/personuppgiftsbitradesavtal/.

Övriga bestämmelser 

Överlåtelseförbud:
Part får inte överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta Avtal, helt eller delvis, utan skriftligt godkännande från den andra Parten. FöreningsKraft har dock rätt att överlåta rätten att ta emot betalning för sina tjänster enligt detta Avtal.

Meddelanden:
Meddelanden enligt Avtalet ska i första hand skickas via e-post till de adresser som anges i inledningen av Uppdragsavtalet. Om en Part byter adress ska det meddelas skriftligen på samma sätt. Ett meddelande anses ha nått mottagaren:

• om det skickas med e-post: när det har skickats, så länge inget felmeddelande tas emot,
• om det lämnas med bud: när det överlämnas,
• om det skickas med rekommenderat brev: fyra arbetsdagar efter att det lämnats till posten.

Aktuella kontaktuppgifter till FöreningsKraft finns på: https://foreningskraft.nu/kontakt. 

Ändringar och tillägg:
FöreningsKraft förbehåller sig rätten att när som helst ändra och/eller göra tillägg i dessa allmänna villkor och/eller eventuella särskilda villkor för tilläggstjänster. FöreningsKraft informerar Föreningen om villkorsändringar på det sätt FöreningsKraft beslutar, senast trettio (30) kalenderdagar innan ändringen träder i kraft. FöreningsKraft har dock alltid rätt att omedelbart vidta sådana ändringar och tillägg som föranleds av lag, förordning eller myndighetsbeslut. Om Föreningen inte godkänner ändringar och tillägg har Föreningen rätt att säga upp Avtalet innan de träder i kraft. Under uppsägningstiden gäller villkoren oförändrade för Föreningen som sagt upp Avtalet. 

Bestämmelsers ogiltighet:
Om någon del av Avtalet inte gäller (till exempel för att lagen ändras eller för att en domstol beslutar det) påverkar det inte resten av avtalet. Parterna ska i så fall tillsammans ta fram en ny bestämmelse som så långt det är möjligt motsvarar syftet med den ogiltiga bestämmelsen, så att Avtalets helhet och innebörd bevaras.

Bestämmelsers överlevnad:
Vissa delar av Avtalet gäller även efter att Avtalet har upphört, till exempel regler om immateriella rättigheter, sekretess, tillämplig lag, tvistelösning samt andra bestämmelser som uttryckligen anges eller som av sin natur är tänkta att fortsätta gälla. Dessa ska alltså fortsätta att gälla även efter att samarbetet mellan Parterna har avslutats, för att skydda Parternas rättigheter och skyldigheter även i efterhand.

Tillämplig lag och tvistelösning 

Tillämplig lag:
Detta Avtal ska tolkas och tillämpas i enlighet med svensk rätt, utan hänsyn till dess lagvalsregler.

Tvistelösning:
Tvister som uppstår i anledning av Avtalet ska slutligt avgöras genom det tvistelösningsförfarande som avtalats i Uppdragsavtalet.