Budget 

Inhämtning av tidigare budget:
Föreningen delger FöreningsKraft den senaste budgeten om denna finns. Detta ger FöreningsKraft en grund att utgå ifrån och underlättar jämförelser med föregående år. 

Digitalt möte för budgetgenomgång:
Föreningen och FöreningsKraft har ett gemensamt digitalt möte för att tillsammans gå igenom kommande verksamhetsår ur ekonomisk synvinkel. Under mötet diskuteras Föreningens önskemål, vetskap om eventuella prisjusteringar, planerade aktiviteter och andra ekonomiska faktorer som kan påverka budgeten. FöreningsKraft agerar bollplank och ger råd kring hur en ny budget kan uppdateras och förfinas på bästa sätt. 

Skapande av uppdaterad budget:
FöreningsKraft skapar en uppdaterad budget baserat på informationen från mötet och eventuella tidigare budgetar. Denna budget skickas sedan till Föreningen för genomgång. 

Revidering och slutgiltigt godkännande:
Föreningen får vanligtvis en revideringsrunda där Föreningen kan komma med feedback och justeringar innan budgeten anses färdig. FöreningsKraft gör nödvändiga ändringar och skickar tillbaka den reviderade budgeten för slutgiltigt godkännande. 

________________

Löpande bokföring 

Inlämning av underlag:
Alla Föreningens transaktioner måste vara kopplat till ett underlag som styrker transaktionen. Det är viktigt att det tydligt framgår i underlaget vad det avser, exempelvis fakturanummer, datum, och specifikation av kostnader eller intäkter. Föreningen ansvarar för att alla underlag består av korrekta uppgifter och tillräckliga uppgifter enligt bokföringslagen. Underlag ska skickas in till Fortnox, antingen via Föreningen eller via en funktionsmejl som är specifikt avsedd för ändamålet.  

Attestering av underlag:
Underlaget attesteras av Föreningen beroende på underlagstyp. Detta innebär att Föreningen granskar och godkänner underlagen innan de bokförs, vilket säkerställer att alla transaktioner är korrekta och godkända. 

Bokföring av underlag:
Underlagen bokförs av FöreningsKraft efter attestering.  

Viktiga noteringar: 

• Underlagen ska i största möjliga mån komma in i systemet löpande under året. På detta sätt får Parterna en jämn arbetsbelastning och Föreningens styrelse får en kontinuerlig och rättvis bild av Föreningens ekonomiska läge. 
  
  
• FöreningsKraft har en förståelse för att underlag kan falla mellan stolarna eller inkomma sent. Därför använder FöreningsKraft bl.a. de månatliga avstämningarna för att ge feedback på underlag som saknas eller är ofullständiga.  
  
  
• För allas arbetsbelastnings skull kan arbete dock inte staplas på hög alltför länge. Därför förbehåller sig FöreningsKraft rätten att ta ut förseningsavgifter kopplat till påminnelser om för sent inkomna underlag. Förseningsavgifter kopplat till bokföringsunderlag anges i aktuell Bilaga: Prislista.

________________

Fakturering 

Alla kundfakturor som skickas från Fortnox eller Spiris ingår i faktureringsavtalet med FöreningsKraft. Rutinen för fakturering går till enligt beskrivningen nedan: 

 Inlämning av faktureringsunderlag:
Underlag på vilka som ska faktureras skickas från Föreningen med FöreningsKrafts tillhandahållna fakturamall. Det är viktigt att alla nödvändiga uppgifter är ifyllda korrekt för att undvika förseningar eller felaktigheter. 

Uppläggning av kunder:
FöreningsKraft lägger upp kunderna i aktuellt ekonomisystem baserat på de uppgifter som Föreningen har skickat, om de inte redan finns i systemet. 

Skapande och utskick av fakturor:
FöreningsKraft skapar fakturorna och skickar iväg dem via systemet. Fakturor kan skickas via e-post eller e-faktura beroende på kundens önskemål och tillgängliga kontaktuppgifter. 

Hantering av påminnelser:
FöreningsKraft ansvarar för att digitala påminnelser skickas ut till Föreningens kunder och/eller medlemmar som inte har betalat inom förfallodatumet.  

Övriga faktureringstjänster:  

• Önskar Föreningen pappersfakturor kan FöreningsKraft göra det mot tilläggskostnad angiven i aktuell Bilaga: Prislista. 
  
  
• Vill Föreningen att FöreningsKraft även sköter fakturering av medlemsavgifter och/eller träningsavgifter via Föreningens administrationssystem, kan FöreningsKraft göra det också. Pris för detta offereras separat och baseras på bland annat administrationssystem och antal medlemmar. 

________________

Leverantörsfakturor 

Mottagning av fakturor:
FöreningsKraft tar emot leverantörsfakturorna. Oftast skickas de direkt in i systemet av antingen leverantörerna eller Föreningen. 

Bokföring av fakturor:
FöreningsKraft bokför leverantörsfakturorna enligt fakturametoden. Har Föreningen kontantmetoden läggs fakturorna upp i systemet ändå men bokförs inte förrän vid betalning.  

Betalning av fakturor:
FöreningsKraft förbereder fakturorna för betalning i banken. Oftast skickas de via fil från systemet.  

Attestering:
Föreningen attesterar leverantörsfakturorna innan betalning. Attestering sker antingen i systemet eller på banken. I vissa fall sker attest på båda ställena. Exakt rutin bestäms vid uppstartsmötet beroende på system och bank.  

Bokföring av betalning:
FöreningsKraft bokför betalningarna från Föreningen. 

Viktiga noteringar: 

• Utlägg, reseräkningar, domarkvitton m.m. behandlas som en leverantörsfaktura. De skickas in till systemet och attesteras och bokförs där. Slutligen skickas betalningarna via fil.  

  ________________

Löner 

För att FöreningsKraft ska kunna hantera Föreningens löner krävs att Föreningen kopplar FöreningsKrafts Fortnox Byrå och kan därmed använda Fortnox lönemodul. Löenmodulen kostar extra enligt Fortnox prislista och Fortnox fakturerar detta separat till Föreningen. 

Personalförändringar:
Föreningens kontaktperson inkommer senast den 10:e varje månad med eventuella personalförändringar, exempelvis nyanställningar, löneökningar eller avslutade anställningar. 

Inlämning av löneunderlag:
Den/de anställda i Föreningen inkommer med sitt löneunderlag senast den 5:e varje månad för föregående månad. Oftast handlar det om att klarmarkera sin kalender i lönesystemet. 

Löneberedning:
FöreningsKraft bereder lönerna baserat på de inlämnade löneunderlagen och eventuella personalförändringar. 

Attestering av lön:
Föreningen attesterar lönerna senast den 16:e varje månad för att säkerställa att allt är korrekt innan utbetalning. 

Betalning av lön:
FöreningsKraft lägger in lönebetalningen i banken och ser till att lönerna betalas ut i tid. 

Individuell arbetsgivardeklaration (AGI):
FöreningsKraft skickar in Individuell arbetsgivardeklaration (AGI) varje månad till Skatteverket. 

Skatter och arbetsgivaravgifter:
FöreningsKraft betalar in skatter och arbetsgivaravgifter till Skatteverket enligt gällande regler. Föreningen står för kostnaderna.

Rapportering till Collectum eller liknande:
FöreningsKraft rapporterar bruttolön till Collectum eller liknande i enlighet med tjänstens krav.  

Viktiga noteringar 

• FöreningsKraft kan även rapportera till Fora en gång per år. Detta utgör en tilläggstjänst som faktureras per rapport enligt pris angivet i aktuell Bilaga: Prislista. Föreningen ansvarar för att FöreningsKraft får administrationsbehörighet. Det är föreningens ansvar att meddela FöreningsKraft att Föreningen vill ha hjälp med detta.  
  
  
• Då lönerna har skarpa deadlines varje månad är det viktigt att Föreningen och dess anställda håller uppsatta datum beskrivet ovan. FöreningsKraft förbehåller sig rätten att ta ut en avgift för varje påminnelse som går ut till Föreningen och dess anställda enligt gällande Bilaga: Prislista. Maximalt går en påminnelse ut i veckan efter förfallen deadline. 

 ________________

Bokslut 

Ledning av bokslutsarbetet:
FöreningsKraft leder arbetet med bokslutet och ansvarar för att processen löper smidigt. 

Inledande möte:
FöreningsKraft inleder bokslutsarbetet med ett möte med Föreningens kontaktperson. Under mötet diskuteras vilka bokslutsposter som ska göras. 

Upprättande av årsbokslut:
FöreningsKraft upprättar årsbokslutet baserat på den information som framkommit under mötet och från Föreningens bokföring. 

Återkoppling och justeringar:
Föreningen och revisorer granskar bokslutet och återkommer med eventuella justeringar som behöver göras innan det slutliga bokslutet kan skickas ut till Föreningens medlemmar. 

Viktiga noteringar 

• Föreningen måste meddela FöreningsKraft exakt datum för när bokslutet ska vara klart, minst 10 veckor i förväg, för att garantera att det blir klart till deadline. FöreningsKraft har förståelse för att saker kan förändras inom föreningslivet och att deadlines kan skjutas fram, men behöver ha denna framförhållning för att kunna planera resurser och hantera flera bokslut samtidigt. 
  
  
• Att skicka in inkomstdeklarationen till Skatteverket ingår inte i det här avtalet. Om Föreningen vill ha hjälp med detta, behöver den kontakta FöreningsKraft och begära tjänsten. Det räknas som en tilläggstjänst och medför en extra kostnad enligt gällande Bilaga: Prislista.

________________

Övriga rutiner 

Kontinuerliga avstämningar:
FöreningsKraft tror på en god dialog mellan Parterna för att skapa ett så bra samarbete som möjligt. Därför uppmuntras Föreningen att, tillsammans med FöreningsKraft, boka in kontinuerliga avstämningar. Detta kan exempelvis göras varje månad eller varje kvartal, beroende på mängden arbete. På dessa avstämningar går Parterna igenom eventuella frågor som har dykt upp, påminner om saknade underlag osv.  

Kontinuerliga rapporter:
FöreningsKraft arbetar för att Föreningen senast den 25:e varje kvartal eller varje månad ska få en månadsrapport på föregående månad. Då skickas helt enkelt en balans- och resultaträkning samt eventuella kommentarer på det.  

Kontaktperson:
För att FöreningsKraft ska kunna göra ett så bra jobb som möjligt så behövs kontinuerlig kontakt med Föreningens kontaktperson. Förutom avstämningar per telefon/video bör kontaktpersonen finnas tillgänglig via e-post för eventuella löpande frågor från FöreningsKraft.  Föreningens kontaktperson ansvarar för den löpande dialogen gentemot FöreningsKraft och har rätt att fatta bindande beslut för Föreningens räkning.

Mejlhantering:
FöreningsKrafts ekonomer får många mejl från olika kunder. För att underlätta arbetet och minska risken för felaktigheter önskas att Föreningens kontaktpersonen skriver Föreningens namn i ämnesraden för varje nytt mejl som skickas till FöreningsKraft.