Årsmöte, årsstämma, föreningsmöte, föreningsstämma- ja, kärt barn har många namn. Ett årsmöte är något som alla föreningar ska arrangera varje år. I detta avsnitt av föreningsskolan har vi samlat ihop centrala delar för mötets genomförande.
Vad är ett årsmöte?
Ett årsmöte är föreningens högst beslutande organ där syftet är att medlemmarna ska få vara med och besluta om de större frågorna, samt välja ut de personer som ska leda de löpande arbetet i verksamheten (styrelsen). Mötet ska äga rum en gång om året och om skäl finns, är det lämpligt att kalla in till ett extra årsmöte. I det flesta föreningarna finns det tydligt angivet i stadgarna när på året som det ordinarie föreningsmötet ska äga rum. Årsmötet ska i huvudsak behandla det som står i stadgarna, vilket exempelvis kan vara:
- Föreningens organisation (hur ser föreningen ut, fungerar organisationen)
- Tillsättande av styrelse och revisorer
- Medlemsavgifter (beslut kring vad nästa års medlemsavgift ska kosta)
- Fastställande av årsredovisningen, årsbokslutet eller årsammanställningen vilket menas med att de ska beslutas om hur föreningens eventuella vinst ska fördelas. (Exempelvis till nästa års löpande utgifter eller placering i fonder)
- Eventuella ändringar av stadgar
- Eventuell upplösning av föreningen genom likvidation eller konkurs.
Förberedelser – viktigare än själva mötet
Att göra noggranna förberedelser ger bästa möjliga chans till ett enkelt och smidigt årsmöte. Det är viktigt att se till att de inblandade parterna (styrelse, revisorer och medlemmar) vet om och förstår vad som förväntas av dem inför mötet. Exempelvis behöver medlemmarna vara införstådda med de regler angående medlemsavgiften samt att det är deras uppgift att anmäla sig till mötet. Medlemmar har självklart möjlighet att skicka in motioner (förslag) till styrelsen innan årsmötet äger rum. Detta kan till exempel vara ett förslag på något man vill förändra i verksamheten.
Vad ska styrelsen göra?
Styrelsen har det mest omfattande arbetet tillsammans med föreningens valberedning. Det första som bör göras när årsmötet närmar sig är att se till kallelsen går ut till medlemmarna. Här är det viktigt att tänka på att kallelsen ska ske i enlighet med det som står i stadgarna. Vanligtvis brukar det stå i stadgarna när kallelsen ska vara medlemmarna tillhanda och på vilket sätt. Exempelvis kan det vara så att medlemmarna ska bli kallade via brev eller via anslag på föreningens hemsida. Viktigt att komma ihåg är att kallelsen ska innehålla de ärenden som mötet ska behandla.
Årsberättelse & verksamhetsplan
Styrelsen ska även skriva ihop en årsberättelse som ska innehålla det som föreningen har gjort det senaste året med fokus på de mest väsentliga händelserna. För att undvika att läsa igenom hela årsberättelsen på årsmötet är det lämpligt att ge medlemmarna möjlighet att läsa denna innan mötets öppnande. Exempelvis genom att ladda upp den på föreningens sociala medier och hemsida. Styrelsen ska dessutom göra en verksamhetsplan för nästkommande år.
Ekonomi
Styrelsen behöver även se till att det finns en ekonomisk berättelse i form av resultat och balansräkning. Dessa ska dels delas med revisorerna men även kunna presenteras under själva årsmötet. Ytterligare en sak som styrelsen ska göra är att budgetera inför nästkommande år. Även den ska presenteras under mötet. Samtliga handlingar som styrelsen har tagit fram ska vara underskrivna.
Valberedningen
Många föreningar har en valberedning vars uppgift är att hitta lämpliga kandidater till aktuella roller i styrelsen. Detta arbete bör ske i god tid innan mötet och de kandidater som är lämpliga behöver vara medvetna om att de måste vara medlemmar i föreningen. Det är viktigt att poängtera vad som förväntas av kandidaterna och vad deras skyldigheter är, då det kan vara svårt att veta vad som förväntas av en.
Revisorerna
Revisorernas uppgift är att se till att granska det gångna året genom att skriva ihop en revisionsberättelse. Denna ska normalt lämnas till styrelsen två veckor innan årsmötets öppnande. Revisionsberättelsen ska lämpligtvis innehålla:
- Ett uttalande om årsrapporten (har den sköts enligt god redovisningssed/föreningssed)
- Resultatet av deras granskning (om de funnit något som sköts felaktigt)
- Rekommendation om ansvarsfrihet (om de rekommenderar att styrelsen ska få ansvarsfrihet)
- Anmärkningar och upplysningar (kan vara både positiva och negativa aspekter)
- Rekommendation om fastställande av årsredovisning (om den bör godkännas)
Mötets genomförande
När den stora dagen för årsmötet har kommit är det vanligt att styrelsens ordförande öppnar upp årsmötet. Därefter väljs mötets ordförande ut (den som ska hålla taktpinnen genom mötet) samt mötets sekreterare. Mötet behandlar sedan de ärenden som framkommit i kallelsen genom en dagordning. Dagordningen delas med fördel ut till medlemmarna genom kallelsen. Vid mötet bestäms även den så kallade röstlängden vilket menas med en förteckning över de som har rösträtt. Det bör även framgå vem som räknar röstningen och om det ska vara öppen eller sluten omröstning vilket kan ändras under mötets gång.
Protokoll
Det är superviktigt att det förs ett protokoll vid ett årsmöte. Protokollet ska efter mötet kontrolleras av justeringspersoner som under mötet har fört anteckningar om mötets innehåll. Detta görs för att säkerhetsställa att sekreteraren har fått med samtliga väsentliga delar. Det är extra viktigt att protokollet innehåller röstlängden (lämpligt som bilaga) eller antal deltagande medlemmar, samt beslut som fattats under mötets gång.
Nästa avsnitt
Nästa del av FöreningsKrafts Föreningsskola kommer handla om styrelsens komplexa uppdrag.
Missade du våra tidigare avsnitt? Här hittar du dem!
Vill du läsa mer om årsmöten? Läs mer om 6 tips till ett lyckat årsmöte eller Nya styrelsemedlemmar
Inspiration och information till vår föreningsskola kommer från boken Ideella föreningar – Skatt, ekonomi och juridik skriven av Björn Lundén & Jan Lindblad (2019). Här kan du köpa deras bok.