Alla föreningar i Sverige behöver ha en styrelse som arbetar med att leda föreningen framåt. Uppdraget är väldigt komplext och kan vara väldigt svårt. I detta avsnitt av FöreningsKrafts föreningsskola undersöker vi varför det kan vara så och hur en styrelse egentligen ser ut.
Varför ska en förening ha en styrelse?
I det första avsnittet av FöreningsKrafts föreningsskola presenterades det att alla föreningar behöver ha en styrelse för att föreningens ska anses vara bildad. Styrelsens uppgift är att vara föreningens ledning som i huvudsak ska leda det löpande arbetet inom föreningen. Deras arbete är väldigt komplext och medför ett stort ansvar eftersom de sköter och förvaltar föreningens medel, sköter redovisningen och har ansvaret för föreningens anställda.
Styrelsens uppgifter
Styrelsens nyckeluppgifter är att förvalta organisationen på ett bra sätt. Vanligtvis ser styrelsens arbetsuppgifter relativt lika ut från år till år eftersom föreningar normalt sett följer traditionsenliga terminer utifrån föreningens huvudintresse. Terminerna medför att styrelsen får en naturlig arbetsordning och tillhörande arbetsuppgifter. Ett tydligt exempel på arbetsuppgifter som återkommer är arbetet kring årsmöten eftersom årsmötena ska innehålla ett antal delar, vilka ni kan hitta här.
Kontinuerliga styrelsemöten
För att styrelsen ska kunna ta beslut som rör föreningens förvaltning är det vanligt att styrelsen har kontinuerliga styrelsemöten. Syftet med styrelsemötena är att styrelsen ska kunna ta beslut som är relevanta för föreningens verksamhet.
Vilka roller finns det i en styrelse?
En styrelse utgörs av ett flertal ledamöter vilket styrs av föreningens stadgar. I stadgarna ska det tydligt framgå hur många styrelseledamöter och suppleanter (reserv ledamöter) som föreningen ska ha och hur lång tid deras mandatperioder (uppdragsperiod) gäller. Det finns inga lagar eller regler som tydligt beskriver hur många personer som ska vara med i styrelsen. Vår rekommendation är att styrelsen består av minst tre personer eller ett annat ojämnt antal. Anledningen till detta är att vid en eventuell omröstning kan det bli problematiskt om styrelsen består av ett jämnt antal ledamöter.
Det vanligaste rollerna i en styrelse
Ordförande
Alla styrelser ska ha en ordförande som har det yttersta ansvaret för både styrelsen och föreningen. Ordförandens uppdrag är att leda styrelsens arbete och se till att föreningens verksamhet bedrivs utifrån stadgarna. Generellt sett brukar ordföranden i föreningar få alla uppgifter på sitt bord vilket inte är hållbart i det långa loppet. På så sätt är det viktigt att föreningens ordförande kan leda och delegera arbetsuppgifter till de andra ledamöterna samt ta in extra hjälp om så behövs.
Kassör
Kassörens uppgift är att förvalta föreningens ekonomiska medel. Kassörens vanligaste uppgifter är att se till att medlemmarna betalar sin medlemsavgift, sköta bidragsansökningar till stat och kommun, utbetalningar och fordringar, löpande bokföring, redovisning, deklaration och kontrolluppgifter med mera.
Ledamot och suppleant
Alla styrelser behöver ha ett antal ledamöter som sitter med i styrelsen för att hjälpa till att förvalta föreningen. Ledamöterna arbetar framförallt med att ta beslut, skapa strukturer och styra föreningen i rätt riktning. Det är inte säkert att alla ledamöter kan delta vid varje möte, vilket gör att föreningen kan ta in en suppleant som ersättare för ledamoten.
Sekreterare
Styrelser har ibland har en ständig sekreterare som ansvarar för att förbereda föreningens sammanträden. Sekreteraren ser även till att det förs protokoll under samtliga möten, dock behöver inte sekreteraren skriva alla protokollen själv, men ska se till att de justeras, skrivs under och samlas på ett och samma ställe.
Våra bästa tips till styrelser som kan underlätta det löpande arbetet:
- Skapa en arbetsordning. Hur utför vi vårt arbete och vad ska vi tänka på?
- Se till att styrelsens beslutförhet finns med i stadgarna så att det inte kan uppstå några tvivel eller diskussioner om vilka beslut som styrelsen har rätt att ta. Här kan det vara lämpligt att få med hur många styrelseledamöter som behöver delta på mötet för att ta beslut.
- För en förteckning i styrelseprotokollen om vilka som deltar vid styrelsemötena och om det tas några beslut.
- Utgå alltid från era stadgar i frågor som kan vara berörda av vad som står i dem. Är det något som är oklart eller tvetydigt bör ni fundera på om ni ska förändra dem.
- Arbetsbeskrivningar är något som kan hjälpa till att strukturera föreningens arbete.
Nästa avsnitt
Nästa del av FöreningsKrafts Föreningsskola kommer handla om organisationsstruktur. Har du önskemål på ämne? Kontakta oss.
Vill du utöka din kunskapsbank? Här kan du läsa mer!
Här finns våra tidigare avsnitt av föreningsskolan.
Bilda förening – våra bästa tips till nya föreningar
Årsmöten – de vanligaste misstagen
Inspiration och information till vår föreningsskola kommer från boken Ideella föreningar – Skatt, ekonomi och juridik skriven av Björn Lundén & Jan Lindblad (2019). Här kan du köpa deras bok.