Digitaliseringen har gjort sitt intåg i alla sektorer, och ideella föreningar är inget undantag. Att digitalisera föreningens ekonomi innebär inte bara att hålla jämna steg med teknologin, utan handlar också om att skapa en mer effektiv och säker verksamhet.
Det här inlägget handlar om varför din förening bör digitalisera din förenings ekonomi samt hur du kan genomföra digitaliseringen.
Varför bör din förening digitalisera ekonomin?
- Tidsbesparing och effektivitet: Manuella processer inom exempelvis bokföring, fakturering och betalningar är inte bara tidskrävande, utan innehåller med största sannolikhet även mer fel. Genom att digitalisera dessa processer kan din förening minska administrationstiden och frigöra resurser till kärnverksamheten – att driva föreningen framåt.
- Bättre överblick och kontroll: Digitala verktyg ger bl.a. tillgång till realtidsdata. Det innebär att du och övriga i styrelsen samt anställda när som helst kan få en överblick över föreningens ekonomiska situation. Det här underlättar både när ni som styrelse ska påbörja budgetarbetet samt när ni ska fatta olika beslut.
- Säkerhet och spårbarhet: Digitala system erbjuder högre säkerhet jämfört med manuella metoder. Med funktioner som automatiska backuper och krypterad lagring minskar ni risken för att viktig information går förlorad eller hamnar i fel händer. Dessutom ger digitala system en spårbarhet som är ovärderlig när era revisorer ska granska ekonomin inför årsmötet.
Hur kan din förening digitalisera ekonomin?
- Välj rätt verktyg: För de flesta ideella föreningar är användarvänlighet och ett rimligt pris avgörande när det kommer till att välja digitala verktyg. Vi på FöreningKraft arbetar mestadels i Fortnox. Så om ni väljer att ta hjälp av oss landar vi oftast i det programmet. Din förening betalar i grunden ingenting för verktyget då vi har Byrålicens hos Fortnox och kan komma åt allt utan extra kostnad. Vill/behöver din förening ha tillgång till olika funktioner betalar föreningen för sina egna tilläggslicenser. I vissa fall jobbar vi med Visma hos våra föreningar. Då äger föreningen licensen och kopplar på oss som användare.
- Utbilda styrelsen och övriga nyckelpersoner: För att övergången ska bli så smidig som möjligt är det viktigt att utbilda styrelsen och berörda medlemmar i hur systemen fungerar. De flesta leverantörer erbjuder webbinarier, manualer och kundsupport som kan hjälpa till i utbildningen. Om din förening tar hjälp av oss på FöreningsKraft sköter vi det mesta i de olika systemen och styrelsen behöver endast ha en liten grundläggande kunskap om aktuellt verktyg.
- Automatisera så mycket som möjligt En av de största fördelarna med digitala verktyg är möjligheten att automatisera repetitiva uppgifter. Exempel på automatiserade processer som din förening kan jobba med är att ställ in automatiska påminnelser för obetalda fakturor och schemalägga återkommande betalningar. Ett annat exempel är att koppla banken till ert ekonomisystem. På så sätt effektiviseras processen med både bokföring och betalningar för både er som förening och eventuellt oss som ekonomipartner. Dessutom minskas risken för fel.
- Håll koll på uppdateringar och uppgraderingar: Tekniken utvecklas ständigt, och det gör även de verktyg ni använder. Håll er uppdaterade om nya funktioner och uppdateringar som kan göra ert arbete ännu smidigare. Både Fortnox och Visma är kända för att kontinuerligt förbättra sina tjänster.
Det kan kännas mäktigt att driva ett sånt här stort digitaliseringsprojekt. Tar din förening hjälp av oss på FöreningsKraft får ni automatiskt en projektledare som hjälper till med digitaliseringen. Detta då vi arbetar på distans och då är digitala verktyg och processer en nödvändighet.
Passa på att be om en gratis offert redan idag som ni i styrelsen kan kika på och ta beslut om på nästa styrelsemöte direkt efter sommaren.
