I början av 2017 hörde jag talas om så kallade ”Virtuella assistenter” för första gången. En sådan person jobbar på distans framförallt åt mindre och medelstora företag som inte har råd att anställa någon på plats men som ändå är i behov av hjälp. Jag hittade fler och fler fördelar med en ”Virtuell assistent” och det var här någonstans idén om en mobil kanslist åt idrottsföreningar föddes.
Idén utvecklades på ett styrelsemöte med min egen idrottsförening. Vi i styrelsen var ganska få och jobbade hårt på vår fritid för att se till att föreningen utvecklades men också höll sig flytande. Då vi kände att vår tid inte alltid räckte till började vi räkna på vad det skulle kosta att anställa en kanslist på deltid. Ganska snabbt insåg vi att det skulle bli alldeles för dyrt. När vi även räknade tiden insåg vi att vi inte ens skulle kunna täcka 50 % av en eventuell kanslists arbetsvecka. Här började idén om en mobil kanslist växa fram på allvar.
Vad finns det då för fördelar med att ta in en mobil kanslist?
En mobil kanslist kan hjälpa föreningen under kortare perioder då det är som mest att göra. Exempelvis under terminsstarten eller om ni har något specifikt projekt ni behöver lägga mycket energi på. Eller varför inte låta den mobila kanslisten jobba på sommaren så att ni i styrelsen kan få ta lite ledigt?
En mobil kanslist kan hjälpa föreningen med uppgifter som styrelsen/befintlig kanslist inte hinner, vill, kan eller borde göra. Har du som styrelsemedlem någon gång känt att du måste genomföra uppgifter i styrelsen som du bävar inför att göra? Det har i alla fall jag :).
En mobil kanslist behöver inte ha en kontorsplats då hen arbetar från hemmet. En kontorsyta är dyr och har ni redan en kanslist kanske det är trångt som det är på kansliet.
En mobil kanslist kan eliminera behovet av att ta in deltidspersonal. Som jag tidigare skrev kan det vara svårt att få ihop en deltidstjänst som är attraktiv för folk att söka. En mobil kanslist kan istället hjälpa till under några timmar i månaden med kontinuerliga uppgifter såsom mejl, sociala medier, nyhetsbrev, medlemsregistret m.m.
En mobil kanslist minskar föreningens personalkostnader. Istället för att anställa någon där ni, förutom lönen, måste betala arbetsgivaravgifter m.m. räcker det med att betala fakturan till den mobila kanslisten.
En mobil kanslist gör även att föreningen slipper krångla med allt vad anställning innebär. Föreningen slipper krångla med exempelvis löner, skatter, sociala avgifter, sjuklöner m.m.
Men vad kan den mobila kanslisten hjälpa till med då?
Endast föreningens kreativitet sätter gränserna för vad en mobil kanslist kan ta sig an för uppgifter. Här kommer ändå några exempel på uppgifter som föreningen kan lämna ifrån sig för att frigöra tid och pengar till annat:
-
- Anordna en kick off eller konferens för ledare/styrelsen
- Skapa en handbok för ledare
- Hitta ledare och/eller aktiva
- Utvärdering
- Ta hand om medlemsregistret, mejlen, sociala medier m.m.
- Lyssna in digitalt på styrelsemöten och agera sekreterare eller samla information på mötet för att författa något
- Söka och samla nödvändig information inför styrelsemöten
- Marknadsföring
- Projektleda vissa delar av verksamheten
- Skriva eller granska policys, handlingsplaner, verksamhetsplan m.m.
- Med mycket mera!
Hör av dig till oss oavsett om du har en konkret uppgift att lämna över eller om du känner att styrelsen har mycket att göra men inte vet vad ni ska hitta på/lämna över för att minska arbetsbördan. Klicka här för att fylla i kontaktformuläret så hör vi av oss inom kort!
