I helgen var FöreningsKrafts VD Jessica på sin egen förenings årliga konferens för styrelsen. En gång per år, oftast i september, ses vi alla i styrelsen en längre stund för att prata om saker som vi känner att vi inte hinner med på ordinarie styrelsemöten. Jag ser alltid fram emot dessa träffar. De ger mig energi inför hösten och vi i styrelsen hinner prata ihop oss kring vad som komma skall.
I det här inlägget vill jag ge några exempel på hur vi brukar lägga upp vår konferens.
TID
Vi brukar lägga konferensen precis innan eller efter terminsstart på hösten. Tidigare år försökte vi lägga konferensen på sommaren men det blev svårt att hitta datum då folk var hemma.
1,5 dag brukar räcka för att vi ska hinna igenom det mesta. Oftast ligger då konferensen på en fredag kväll och lördag dag.
PLATS
Då vi har styrelsemöten hemma hos varandra blir det viktigt för oss att komma iväg och ha konferensen någon
annanstans. När budgeten var tight hade vi konferensen på en av styrelsemedlemmarnas lantställe. De senaste 3 åren har vi skapat ett gott samarbete med ett hotell i stan där vi får hyra en konferenslokal till ett förmånligt pris.
MAT
Som en klapp på axeln och ett tack för att vi gjort ett bra jobb under året brukar vi köpa in mat till konferensen. På våra första träffar köpte vi sallader eller lagade egen mat på landet. När vi på senare år varit på hotellet har vi kostat på oss både middag, lunch och fika i hotellpaketet.
INNEHÅLL
Vad vi har pratat om på konferenserna har varierat från år till år, beroende på vad som just då känts viktigt. I år blev upplägget ungefär så här:
- Var har vi varit? Genomgång av Verksamhetsberättelsen och förberedelse för bokslutet
- Var är vi nu? Genomgång av Verksamhetsplanen för innevarande år
- Vart är vi påväg? Spåna tankar kring kommande Verksamhetsplan och budget
Vi visade och diskuterade även årets resultat av utvärderingen med de aktiva. För att på riktigt kunna säga att vi är en demokratisk förening som jobbar med delaktighet blir det viktigt för mig att vi frågar våra medlemmar vad de tycker om verksamheten. Därför gör vi kontinuerliga utvärderingar med både de aktiva, deras föräldrar samt tränare. Dessa utvärderingar använder vi sen på styrelsemöten eller konferensen för att diskutera hur vi på bästa sätt kan utveckla verksamheten utefter medlemmarnas behov och önskemål.
Andra exempel på innehåll på våra tidigare konferenser:
- En extern föreläsare som pratat om värdegrund
- Diskussion kring roller och arbetssätt i styrelsen
- Spåna kring vision/framtid – vart är föreningen om 5 år?
- Hur jobbar vi med/löser olika större utmaningar såsom tränar- och lokalbrist?
Om ni idag inte har en årlig konferens för styrelsen kan jag varmt rekommendera att ni skapar en.
Vi hinner med så många värdefulla diskussioner när tidsåtgången är längre än 2 timmar på ett vanligt styrelsemöte. Det är dessutom ett perfekt tillfälle för styrelsens medlemmar att lära känna varandra bättre!
Lycka till!
Vill din förening utvärdera verksamheten men vet inte hur? Eller har ni kunskapen men inte tiden? Kontakta då FöreningsKraft så hjälper jag er gärna med detta! Det ger otroligt mycket kunskap till föreningen när en frågar medlemmarna om vad de tycker om verksamheten. Här kan du läsa mer om utvärdering och hur vi på FöreningsKraft kan hjälpa till.
