För många föreningar är arrangemang av olika art och storlek en viktig del av föreningens verksamhet. Ett arrangemang kan omsätta olika mycket, men oavsett vilket så ska intäkterna och utgifterna redovisas.
Genom att redovisa arrangemangen direkt efter att de är genomförda är det möjligt för styrelsen att få en överblick över kostnader och intäkter. De kan då även säkerställa att allt ligger i linje med föreningens satta budget.
Ett tips är att i förväg sätta en budget för arrangemanget, där alla planerade utgifter och intäkter skrivs in. Om ni har ett arrangemang som är återkommande kan det vara bra att utgå från tidigare utfall samt intäkts- och kostnadsposter. Fundera gärna över följande:
- Vilka intäkter kommer vi att ha?
- Vilka kostnader kommer att finnas?
- Hur önskar vi att resultatet ska bli?
+/- 0, vinstsumma, förlustsumma - Ska vi upprätta en rimlig budget, försiktig budget eller önskebudget?
Under arrangemanget kan det vara bra att genomföra en delavstämning av hur det ser ut, speciellt om man har ett arrangemang som varar mer än en dag. När man sammanställer ekonomin per dag så kan man direkt jämföra med satt budget hur föreningen ligger till.
Efter att arrangemanget är genomfört görs en redovisning som är uppbyggd med samma utgifts- och intäktsposter som i den budget man ställde upp innan arrangemanget. Då kan man jämföra budget och utfall, både per dag och mellan år för återkommande arrangemang.
Det är inte bara föreningens medlemmar som är intresserade av arrangemangsredovisningar, utan även externa intressenter. Exempel är då det gäller framförandet av musik i olika former är STIM och SAMI stora intressenter. Mer om STIM och SAMI kan du läsa här.
Läs också: Så blir du expert på att söka bidrag.