Hur ofta sitter man inte på ett styrelsemöte och undrar vad syftet egentligen är med flera timmars möte? Många önskar att strukturera upp sina möten, så att de blir både kortare och mer effektiva. Tid är dyrbart, speciellt inom föreningslivet där nästintill allt sker på ideell basis. Här kommer lite tips på hur ni kan skapa mer effektiva styrelsemöten.
Förberedelser
För att spara in tid och skapa mer effektiva styrelsemöten bör alla handlingar skickas ut i god tid före mötet tillsammans med kallelsen och dagordningen. Deltagarna kan då komma förberedda och vara väl insatta i de saker som ska avhandlas under mötets gång, utan att lägga till extra tid på att förklara varje enskilt steg.
Det som bör finnas med är:
- Punkter som behöver diskuteras djupare, även kallat diskussionsunderlag
- Besluten som ska fattas under mötet. Bifoga information kring frågeställningen såsom nya riktlinjer, bakgrund med mera för att säkerställa att alla har rätt information inför röstningen.
- Rapporter från de olika ansvarsområdena (om anställda finns är det bra att få en rapport kring vad som sker på kansliet)
- Uppföljning
Under mötets gång
Dagordningens punkter är det enda som ska behandlas under mötet. Om något viktig saknas i agendan, så kan man lägga till detta under punkten “Godkännande av dagordning”.
Exempel på dagordning
§1 Mötets öppnande
§2 Fastställande av dagordning
§3 Val av mötesordförande
§4 Val av mötessekreterare
§5 Föregående mötesprotokoll och justering
§6 Rapporter
a) Ordförande rapporterar
b) Sportchef/Kansli rapporterar
c) Övriga rapporter
d) Ekonomiska rapporter
§7 Diskussionsfrågor
a) ex. Avgifter för höstterminen
§8 Beslut
a) ex. Höstterminens avgifter
§9 Uppföljning
a) Åtgärdslista
§10 Nästa möte
§11 Mötets avslutande
Vanliga fallgropar
Ett vanligt misstag som många gör är att frångå dagordningen. Det är då lätt att hamna på sidospår och det tar onödig tid. Mötesordföranden har ett lite extra ansvar att styra mötet i rätt riktning och fokusera på satta punkter som ska avhandlas.
Många kommer oförberedda till ett möte och vet inte vad som ska diskuteras eller vad som ligger till grund för kommande beslut. Detta fenomen är vanligt och det tar extra tid från mötet om man ska uppdatera och förklara hela processen, när chansen finns att läsa på innan. Det är en självklarhet att fråga kring det som står under diskussionspunkter, men det bör inte avsättas onödig tid för att gå igenom redan utskickade handlingar.
Tips att ta med sig
- Har man svårt för att hålla sig till dagordningen så kan man se till att styrelsen träffas exempelvis 15-30 minuter innan mötet. Syftet är att mingla och prata om privata saker som inte hör till styrelsemötet, såsom barnens aktiviteter eller svärmors födelsedag.
- Ha en stående dagordning med fast rutin. Addera punkter som är aktuella vid mötets tid, såsom ett evenemang eller om det är dags för årsmöteshandlingar att gå igenom.
- Använd er av en åtgärdslista. En åtgärdslista innehåller i punktform vad som ska göras, vem som ska utföra det samt när det ska vara klart.
- Ni kan få hjälp av RF-SISU att effektivisera era möten som är anpassat efter just din verksamhets behov samt få utbildning inom styrelsearbete och föreningslära. Du hittar din föreningskonsulent i ditt distrikt här
Läs också: Ny styrelse? – En checklista för en lyckad överlämning.