Många föreningar har idag anställd personal som sköter allt från ekonomi, administration, till vaktmästeri. När man är anställd i en förening är det styrelsen som besitter ett kollektivt arbetsgivaransvar. Vad innebär ett arbetsgivaransvar? Vad ska man tänka på?
Om föreningen inte tidigare varit arbetsgivare
När en förening anställer någon för första gången ska föreningen anmäla sig som arbetsgivare hos Skatteverket. Det kan du göra HÄR.
Anställningsavtal
När en person ska bli anställd i föreningen behöver man skriva på ett anställningsavtal. Enligt Lagen om anställningsskydd ska arbetsgivaren senast en månad efter det att arbetet börjat informera arbetstagaren om de villkor som gäller för anställningen. I LAS regleras även vilken information anställningsavtalet ska innehålla:
- tillträdesdag
- arbetsplats
- arbetsuppgifter
- anställningsform
- uppsägningstider
- lön och övriga förmåner
- arbetstider
- semester
- eventuellt kollektivavtal
Anställningsavtalet ska också ange fullständigt namn på den anställde, dennes personnummer, adress och telefonnummer. Anställningsavtalet skrivs under och upprättas i två exemplar där den anställde får den ena och arbetsgivaren den andra.
Om arbetstagaren har lönebidrag
I föreningslivet är det vanligt att många anställda har lönebidrag från Arbetsförmedlingen. Att ha ett lönebidrag innebär att personen har nedsatt arbetsförmåga. Lönebidrag kan ges i olika steg och grundar sig i hur mycket en persons arbetsförmåga är nedsatt. Uppföljning sker kontinuerligt för att säkerställa att personen är berättigad att få lönebidraget.
Det är viktigt att notera att det inte är någon skillnad på föreningens arbetsgivaransvar för en person som har lönebidrag eller någon som inte har det. En anställd har samma rättigheter och skyldigheter som en anställd utan lönebidrag. Styrelsen ska dock ta i beaktning att de måste tillmötesgå den anställde så mycket det går när det gäller alternativa hjälpmedel för att kunna utföra sitt arbete.
Ansökan och redovisning om lönebidrag via Arbetsförmedlingen ska göras månadsvis. Information ges från Arbetsförmedlingen vid tecknande av lönebidrag. För att få lönebidrag finns ett krav på att minst ett hängavtal ska tecknas hos föreningen.
Kollektivavtal och hängavtal
Ett kollektivavtal är ett skriftligt avtal mellan en arbetsgivare och en arbetsgivarorganisation. Ett hängavtal är en överenskommelse om att föreningen och den anställde ska följa branschens kollektivavtal. Hängavtalet reglerar förhållandet mellan föreningen och dess personal.
Arbetsmiljö
Det är arbetsgivaren som har huvudansvaret för den anställdes arbetsmiljö. Arbetsmiljö handlar om att den anställde inte ska utsättas för risk för fysisk eller psykisk skada. En god arbetsmiljö innebär även att arbetet inte ska vara ett hinder för att den anställde ska må bra fysiskt, psykiskt eller socialt. Grunden i lagstiftningen på arbetsmiljöområdet finns i Arbetsmiljölagen (AML) som är en ramlag.
Arbetsmiljöverket har uppdrag från regeringen att mer i detalj reglera vad som ska gälla. Arbetsmiljöverket gör detta genom att ge ut föreskrifter och allmänna råd som preciserar vilka krav som ska ställas på arbetsmiljön. Föreskrifterna kan till exempel gälla risker eller psykiska och fysiska belastningar. Föreskrifterna utarbetas i samarbete med arbetsmarknadens parter.
Lagar som ni bör ha koll på
- Medbestämmandelagen (MBL) (1976:580)
- Lagen om anställningsskydd (LAS) (1982:80)
- Semesterlagen (1977:480)
- Sjuklönelagen (1991:1047)
- Jämställdhetslagen (1991:433)
- Arbetstidslagen (1982:673)
- Arbetsmiljölagen (1977:1160)
- Studieledighetslagen (1974:981)
- Föräldraledighetslagen (1995:584)
Skatter och avgifter
Har föreningen anställda ska de betala arbetsgivaravgifter och göra avdrag för skatt för de anställda. Detta gäller även när föreningen betalar medlemmar för arbete som de utfört, t.ex. arvode till styrelseledamöter. Skatteavdrag ska göras enligt skattetabell. Arbetsgivare ska varje månad redovisa utbetalningar och skatteavdrag på individnivå i sin arbetsgivardeklaration. Redovisningen ska göras månadsvis.
Försäkringar och tjänstepension
Alla som bor och arbetar i Sverige omfattas av socialförsäkringssystemet. Alla anställda hos en arbetsgivare som har kollektivavtal har automatiskt de försäkringar som man har kommit överens om i avtalet. Försäkringspremien betalas in av arbetsgivaren och beräknas på föreningens totala lönesumma under året. Försäkringarna ger de anställda ersättning vid sjukdom, arbetsbrist, arbetsskada och dödsfall.
Avtalspensionen är ett tillägg till de anställdas allmänna pension. Den svenska pensionen består av tre delar: Allmän pension (inkomstpension och premiepension), Tjänstepension och Privat sparande. Tjänstepensionen ska betalas in av arbetsgivaren. Försäkringens innehåll beror på om den anställde anses som arbetare eller tjänsteman. Tillhörigheten framgår av kollektivavtalet eller hängavtalet. Om sådant avtal saknas är det arbetsuppgifterna som avgör.
Att avsluta en anställning
En anställning kan upphöra av olika skäl och av olika parter.
Om arbetstagen vill avsluta anställningen
Arbetstagaren kan säga upp sig av vilken anledning som helst. En uppsägning bör göras skriftligen till arbetsgivaren. Vissa kollektivavtal kräver en skriftlig uppsägning.
Om arbetsgivaren vill avsluta anställningen
Om föreningsstyrelsen vill säga upp den anställde måste de göra det i enlighet med Lagen om anställningsskydd (LAS). Enligt LAS måste en uppsägning vara ”sakligt grundad” vilket delas upp i två fall: arbetsbrist och personliga förhållanden.
Arbetsbrist är ett samlat begrepp för alla uppsägningar från arbetsgivarens sida. Innan arbetsgivaren tar ett beslut om uppsägning, måste arbetsgivaren kontakta och förhandla med aktuell arbetstagarorganisation i enlighet med Medbestämmandelagen (MBL).
Om man säger upp på grund av personliga förhållanden så måste man ha bevis som styrker förseelserna. Dessutom brukar det krävas att arbetsgivaren har reagerat på den anställdes felsteg tidigare och påpekat detta för den anställde. Arbetsgivaren ska skriftligen underrätta den anställde om sin avsikt om uppsägning. Om den anställde är medlem i en facklig organisation så ska även denna skriftligen varnas. Denna underrättelse ska lämnas minst fjorton dagar före uppsägningen.
Avskedande
Att avskeda en anställd får arbetsgivaren göra om personen grovt åsidosatt sina åligganden. Ett avsked innebär att anställningen upphör direkt. Ingen uppsägningstid eller prövning om omplacering behöver göras. Grovt åsidosatt sina åligganden innebär att den anställde har t.ex. brukat våld, brott eller illojalt handlande av allvarligt slag. Vid avskedanden ska den anställde och dennes fackliga organisation underrättas innan arbetsgivaren får avskeda personen. Om detta skulle vara aktuellt bör styrelsen kontakta sin arbetsgivarorganisation för råd.
Om det finns ett kollektivavtal eller om föreningsstyrelsen är medlem i en arbetsgivarorganisation är föreningen anslutet till ett trygghetsråd. Det innebär att en anställd som blir uppsagd kan få ekonomiskt stöd (avgångsersättning) under arbetslöshet och hjälp att få nytt jobb (personligt stöd). Beroende på vilket kollektivavtal som finns är föreningen antingen anslutet till Trygghetsrådet (TTR) eller Trygghetsstiftelsen (TRS).
Låter det tufft och krångligt att vara arbetsgivare? Det finns en annan lösning. Kontakta oss på FöreningsKraft och ta in någon av våra kunniga ekonomer och föreningskonsulenter. Vi kan hjälpa din förening med ekonomiska uppgifter såsom budget, bokföring, betalningar, löner, bokslut m.m. FöreningsKraft kan även stötta din förening när ni har som mest att göra eller där ni själva saknar kunskap. Det gör vi genom punktinsatser. Klicka in på Våra tjänster för att läsa mer.
