Vi älskar administrativt arbete men vi vet också att många ute i föreningarna inte engagerar sig för att de gillar att sitta vid datorn. Därför vill vi jobba mycket med att effektivisera och automatisera så många administrativa processer som möjligt. Mer tid till idrotten helt enkelt.
Men HUR skapar vi denna effektiva och automatiserade administration?
En stor del i det handlar för oss om att skaffa ett bra och digitalt medlemssystem. Men det finns många olika medlemssystem så vilket ska en välja? Själv har vi erfarenhet av både Idrottonline, Sportadmin och laget.se. Fler system finns såklart men de har vi inte lika bra koll på.
Vilken sport?
För att välja system behöver en först fundera på vilken typ av idrott/idrotter som utövas i föreningen. Håller ni enbart på med individuella idrotter så kanske inte laget.se är något för er.
Vissa sporter kanske även kräver anmälan till tävlingar m.m. via just idrottonline. För att slippa ha 2 system kan det då vara värt att satsa på just det systemet.
Medlemsregister och betalning
Någonting som brukar ta lång tid är att innan varje termin-/säsongsstart fixa iordning med grupper och få alla att betala alla möjliga avgifter.
Om detta känns krångligt i er förening, framförallt om ni börjar bli eller är ganska stora, då kanske det är medlemsregister och betalning ni ska kolla lite extra på.
För oss är det exempelvis viktigt med en enkel gruppvy där man tydligt ser alla medlemmar och den viktigaste informationen man vill veta. Det gör att man snabbt kan navigera bland grupper, flytta deltagare, lägga till och ta bort deltagare m.m.
Hur deltagare betalar exempelvis tränings- och medlemsavgift är för oss också väldigt viktigt när det kommer till effektivisering av det administrativa arbetet. Vi har själva suttit och gjort fakturor manuellt för hand en gång i tiden så vi vet att det tar otroligt mycket tid. Tid som ni kan spara genom att fixa betalningen digitalt. Via sportadmin kan du ordna med kortbetalning, delbetalning och e-faktura. Via Idrottonline och laget.se och kan du ordna med fakturabetalning via e-post eller via brev.
Bokföring
En annan del i föreningsadministrationen som tar lång tid är bokföringen. Via Sportadmin får du löpande avräkningar via pdf som du bokför manuellt. Med idrottonline kan ni koppla ert medlemssystem direkt till er bokföring om ni har Speedledger eller Fortnox. Via laget.se kan du skapa exporter till bokföringen och själv sen bokföra dem.
För- och nackdelar
Det finns såklart både för- och nackdelar med alla dessa 3 system som vi nämnt ovan. Vi vill avsluta det här blogginlägget med att nämna en fördel och en nackdel för respektive system:
Fördelar:
Sportadmin – Kortbetalning. Gör det lätt och smidigt för medlemmarna att betala.
Idrottonline – Integreringen med bokföringen. Jag har själv inte testat detta fullt ut men det låter ju väldigt bra.
Laget.se – Har precis som Sportadmin automatiska påminnelser och avprickning på vilka som betalat. Men laget.se är mycket billigare än Sportadmin.
Nackdelar:
Sportadmin – Dyrast.
Idrottonline – Seg server och otydliga vyer.
Laget.se – Mycket reklam om man inte köper bort det.
Vilket system har ni och varför? Kontakta oss gärna och berätta!
