Ibland uppstå situationer där medlemmar eller kunder inte betalar sina fakturor i tid. Därför är det bra att ha tydliga rutiner för att hantera dessa obetalda fordringar och på så sätt säkerställa din förenings ekonomiska stabilitet. I den här artikeln går vi igenom hur ideella föreningar kan hantera obetalda fakturor, från påminnelser till eventuella inkassoåtgärder.
Steg 1: Skicka en betalningspåminnelse
Om en faktura förblir obetald efter förfallodatumet är det första steget att skicka en betalningspåminnelse. Detta kan göras via e-post, direkt från ett bokföringssystem eller brev och bör innehålla information om den ursprungliga fakturan, förfallodatum och det utestående beloppet. Det är också lämpligt att ange en ny betalningsfrist. Din förening har även rätt att ta ut en påminnelseavgift.
Var tydlig med konsekvenserna av fortsatt utebliven betalning, såsom extra avgifter eller avstängning från föreningens aktiviteter.
Steg 2: Vidta ytterligare åtgärder
Om betalning fortfarande inte inkommit efter påminnelsen har föreningen flera alternativ:
- Skicka flera påminnelser: Kanske på andra sätt än tidigare? Har ni skickat en påminnelse via mejl kan ett alternativ vara att skicka nästa påminnelse via brev.
Makulera fakturan: För mindre belopp kan det vara mer kostnadseffektivt att avskriva skulden och låta föreningen ta förlusten. Detta beslut bör fattas av styrelsen och dokumenteras ordentligt.
- Överlämna ärendet till inkasso: För större belopp eller vid återkommande problem kan det vara lämpligt att anlita ett inkassoföretag för att driva in skulden.
- Utesluta medlemmen: Om den obetalda fakturan avser medlemsavgifter kan föreningen, beroende på vad som står i stadgarna, välja att utesluta medlemmen. Innan sådana åtgärder vidtas behöver ni noggrant läsa igenom era stadgar om personen fortfarande är verksam i föreningen. Och bör även ses som en sista utväg.
Vad är inkasso?
Inkasso innebär att en borgenär, i detta fall föreningen, anlitar ett företag eller ett juridiskt ombud för att driva in en obetald skuld. Inkassoföretaget skickar då ett inkassokrav till gäldenären (den som är skyldig pengar) med uppmaning att betala skulden inom en viss tid. Om betalning fortfarande uteblir kan ärendet gå vidare till Kronofogden för indrivning.
Viktigt att notera:
Innan ett inkassokrav skickas måste föreningen ha skickat minst en betalningspåminnelse.
Inkassokravet ska innehålla tydlig information om skulden, inklusive ursprungligt belopp, eventuella tillkommande avgifter och ränta samt vad skulden avser.
Att anlita ett inkassoföretag
För ideella föreningar kan det vara fördelaktigt att samarbeta med ett inkassoföretag, särskilt om föreningen saknar resurser eller erfarenhet av att hantera obetalda fordringar. Inkassoföretaget tar då över processen och arbetar för att driva in skulden å föreningens vägnar.
Fördelar med att anlita inkasso:
Tidsbesparing: Föreningen kan fokusera på sin kärnverksamhet medan inkassoföretaget hanterar indrivningen.
Expertis: Professionella inkassoföretag har erfarenhet och kunskap om lagar och regler kring skulddrivning.
Ökad chans till betalning: Ett inkassokrav från ett externt företag kan uppfattas som mer allvarligt av gäldenären och därmed öka chansen att skulden betalas.
Nackdelar med att anlita inkasso:
- Kan skada relationen med medlemmen eller kunden – Om skulden rör en medlem eller en trogen kund kan ett inkassokrav upplevas som aggressivt och leda till att personen lämnar föreningen.
- Kostnader för föreningen – Inkassoföretag tar ofta ut avgifter eller provision på det belopp som drivs in, vilket kan minska den faktiska ersättningen föreningen får.
- Ingen garanti för betalning – Även om inkasso kan öka chanserna att få betalt, finns det ingen garanti för att skulden faktiskt betalas. Om personen saknar betalningsförmåga kan föreningen ändå stå kvar med en obetald faktura.
- Tidskrävande process – Om ärendet går vidare till Kronofogden kan det ta lång tid innan föreningen ser några pengar, om ens alls.
