Under förberedelserna till en tävling, ett evenemang eller ett idrottsevent finns det en rad punkter att tänka på. En viktig del är att rekrytera volontärer, och hur föreningar kan tänka till när man söker efter den typen av arbetskraft. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att alla volontärer som deltar är med frivilligt, vilket innebär att du som arrangör måste agera extra varsamt. Nedanför följer några punkter att tänka på inför och under rekryteringsprocessen.
Vilka är dina kompetensbehov?
Sammanställ vilka kompetenser du behöver så att det blir så tydligt som möjligt för dig. Behöver du första hjälpen, väktare, läkare, personer med ledningserfarenhet eller något annat? Detta måste föreningen ha helt klart för sig innan rekryteringsprocessen påbörjas. Tydliggör även varje enskilt ansvarsområde mer detaljerat, så både du och volontärerna känner till vad som förväntas.
Kom ihåg formella krav
I relation till arbetsuppgifterna är det värt att ha i åtanke ålder och livserfarenhet kopplat till vissa uppdrag. Se exempelvis till att barn/ungdomar inte får för stort ansvar som de inte bör ha. Ha en öppen dialog med volontärerna och var noga med att förmedla rätt mängd arbetsuppgifter till var och en.
När ska du rekrytera?
Detta varierar något i förhållande till vad föreningen anordnar. Var ute i god tid för att förbereda volontären men akta dig för att vara ute för tidigt med den detaljerade rekryteringen. Det kan vara svårt för volontären att veta vad de gör flera månader framåt och därför kan det bli många bortfall.
Hur rekryterar du till de olika rollerna?
Ett tips är att få de kritiska rollerna på plats först, innan du börjar rekrytera till de ”vanliga” rollerna. En annan idé är att börja med ett brett sökfält. Kanske söker personer som du inte känner sen innan. Riktade förfrågningar kan komma när du vet vilka positioner som är kvar att fylla.
Vilka kanaler ska man rekrytera i?
I vissa fall kan Facebook, Instagram, hemsida, utskick, annonsering m.m vara bra för att rekrytera volontärer. Tänk gärna utanför boxen så att rekryteringen håller sig vid liv.
Ta hand om volontärerna
Här är det viktigt att förberedelserna ska vara noggrant gjorda INNAN volontärerna börjar anmäla sig. Om det är otydligt eller ogenomtänkt finns det en risk att frivilliga drar sig ur eller inte anmäler sig alls. Var även noga med att lyfta volontärerna och visa att du ser dem och uppskattar deras arbete.
Bygg aktivt databasen
Kom ihåg att det är en lång process att få volontärer. Om ni kommunicerar detta på ett korrekt sätt till volontärerna så kan du behålla kontaktuppgifter till framtida event. När du bygger en volontärdatabas över tid behöver du inte rekrytera lika mycket varje år. Använd också volontärer för att rekrytera deras vänner och bekanta.
Ge tydliga förväntningar
Det är viktigt att du är väldigt tydlig med vad du förväntar dig av volontärerna – och vad du ger tillbaka. Exempel på vad man kan ge tillbaka kan vara fri entré, fri mat/fika, avslutningsfest eller bara en klapp på axeln. Det viktiga är att volontärerna vet exakt vad de får för sin insats. Var noga med att förmedla dina förväntningar med tanke på att intresset kan skilja sig bland volontärerna och här kan du samla in ett underlag för att få en bättre uppfattning kring intresset.
Vill du har fler tips och verktyg direkt i din brevlåda, prenumerera på vårt nyhetsbrev här.
