Nu till våren nalkas många årsmöten och många byter ut delar av sin styrelse. Att komma ny in i en styrelse kan vara riktigt tufft, framförallt om en kommer in i ett redan tajt gäng eller om styrelsen precis tappat medlemmar som sitter på mycket kunskap.
Nedan beskrivs en checklista som kan hjälpa er som styrelse att introducera och lämna över på ett bra och tryggt sätt. Checklistan är skriven för att kunna vara så generell som möjligt. Givetvis finns många andra saker som var förening i sig säkerligen behöver tänka på. Men förhoppningen med listan är att ge er som styrelse lite hjälp på vägen!
Öppet styrelsemöte innan årsmötet
För att potentiellt nya styrelsemedlemmar ska få chans att veta vad de ger sig in på kan en idé vara att bjuda in dem till ett styrelsemöte INNAN årsmötet. Här får de chans att se vad som diskuteras, hur stämningen är m.m. De får även en möjlighet att tänka efter viken kompetens som saknas och vad de själva skulle kunna bidra med.
Presentationsrunda
Se till att på första styrelsemötet efter årsmötet skapa tid för en gedigen presentationsrunda av både gamla och nya styrelsemedlemmar. Kanske startar ni verksamhetsåret med en kick off för att lära känna varandra bättre?
Presentera föreningen
Kom ihåg att även presentera föreningen för de nya styrelsemedlemmarna. De får då en djupare bild av vad föreningen står för, vad som fungerar bra samt vilka utmaningar som finns framöver. Ett perfekt verktyg som vi själva har använt oss av vid byte av styrelse är ett årshjul. På så sätt får nya styrelsemedlemmar en bra överblick över året framöver. Här kan du läsa ett separat inlägg om just årshjul.
Avsätt en överlämningsperiod mellan gammal och ny
Sätt gärna som en uttalad rutin att den gamla styrelsemedlemmen måste finnas tillhands för överlämningsmöten med den nya styrelsemedlemmen.
Skriv ner så många rutiner som möjligt
Ju mer styrelsen har saker och ting nedskrivet på papper desto bättre. Muntliga genomgångar av olika rutiner behövs säkerligen också men finns de även nedskrivet blir det lättare att gå tillbaka när den nya styrelsemedlemmen ska göra en åtgärd nästa gång.
Ändra uppgifter i idrottonline
Kom ihåg att ändra de väsentliga rollerna i idrottonline såsom ordförande, sekreterare, kassör eller LOK-stödsansvarig. Dessa uppgifter behöver vara korrekta, framförallt när ni söker bidrag. Lägg även till de nya medlemmarna i ert egna system om ni har ett annat utöver idrottonline.
Släpp in de nya styrelsemedlemmarna i aktuella system
Har ni kanske ett intranät, Dropbox, Google Drive eller liknande där ni samlar alla dokument? Bjud in de nya styrelsemedlemmarna så att de får tillgång till all information. Nu är ju också ett perfekt tillfälle att rensa lite så att det blir tydligt för de nya vilka dokument som är aktuella. Passa även på att rensa bort behörighet för gamla styrelsemedlemmar och nu är även ett bra läge att t.ex. uppdatera lösenord på mejlen m.m.
Lyft värdegrunden
Sist men inte minst vill vi lyfta denna viktiga punkt om värdegrund. Var tydlig med vilket klimat ni vill ha i styrelsen. Hur styrelsen har det speglar hur allt övrigt i föreningen fungerar.
Alla regler och rutiner finns såklart inte nedskrivna. Lyft gärna de oskrivna reglerna så att även de nya känner att de är med på tåget. Det kan exempelvis handla om fika, samåkning, tider m.m.
Se till att jobba ihop den nya gruppen så att alla känner att de är en självklar del i styrelsen.
Nedan följer några checklistor för just rollerna ordförande, kassör och sekreterare.
Ordförande
- Vilka externa möten förväntas ordföranden att gå på?
- Vilka förväntningar har styrelsen/föreningen på ordförande?
- Har tidigare ordföranden några kontakter hen behöver förmedla vidare till ny person?
- Finns det något pågående projekt eller liknande som behöver tas vid av ny ordförande?
- Finns några fasta datum som är bra för ordförande att hålla koll på närmaste året?
- Hur har rutinerna sett ut vid ett styrelsemöte men också inför mötena?
- När är nästa årsmöte och när ska alla handlingar vara klara?
- Hur ser ansvarsfördelningen ut i styrelsen? Vilka roller finns samt vad innebär de?
Kassör
- Släpp in kassören i banken och bokföringsprogrammet
- Hur ser betalningsrutinerna ut?
- Hur ser bokföringsrutinerna ut?
- Vart finns budgeten och hur ser den ut?
- Finns det några fakturor eller bokföring som släpat efter?
- Hur fungerar det med kvitton/utlägg m.m.?
- Vilka bidrag söker föreningen, hur ser ansökningsförfarandet ut och när ska de skickas in?
- Finns kontanter i föreningen? Hur hanteras dem i så fall?
- Hur ser medlemskapet ut? När skickas fakturor? Finns eventuella rabatter att förhålla sig till?
- Hur ser attestordningen ut?
Sekreterare
- Hur ser mötesprotokollen ut?
- Hur ser rutinen ut för kallelse till möte, dagordning, protokoll m.m.?
- Om sekreteraren även har hand om post/e-mail, hur ser rutinen ut där? Vilken adress har föreningen? Vilka inloggningsuppgifter finns till mailen?
Självklart kan det finnas andra/fler saker att ha koll på men vi hoppas att den här checklistan får med det mesta!