Bokföring inom föreningslivet kan verka trassligt, men bara lugn här får du de grundläggande kunskaperna som krävs för att få förståelse för föreningsekonomi.
Vad ska man bokföra?
Bokföring innebär att löpande notera alla ekonomiska transaktioner och se till att styrka transaktionerna med en verifikation (t.ex. kvitton och fakturor). Bokföringen ska sparas i 7 år enligt bokföringslagen.
Varför ska man bokföra?
- Bokföringen ger föreningen information om hur ekonomin i föreningen är och hur resultatet ser ut.
- För att kunna följa upp satt budget och stämma av intäkter och kostnader under verksamhetsåret.
- För att kunna säkerställa och redovisa gentemot medlemmar/intressenter att medlen förvaltas på ett korrekt sätt.
Viktigt att skilja på termer
Inkomst, utgift, kostnad och intäkt. Alla fyra orden används flitigt i vardagen men betyder helt skilda saker när det kommer till bokföring och redovisning. Inkomst och utgift hör till balansräkningen medan kostnad och intäkt tillhör resultaträkningen.
Kostnad och intäkt
En kostnad innebär värdet av förbrukade resurser under en period och en intäkt innebär värdet av en periods utförda prestationer. Dessa termer är periodbaserade. En period kan vara en vecka, en månad, ett halvt år eller ett verksamhetsår (vanligast).
En inkomst uppstår då företaget har slutfört en prestation, t ex utfört en tjänst eller levererat en vara. Man behöver alltså inte ha fått betalt för att inkomsten ska uppstå. I redovisningen är inkomstdagen den dag företaget fakturerar prestationen. Vid kontantförsäljning får säljaren betalt i direkt samband med slutförd prestation, vilket innebär att inkomsten och inbetalningen sammanfaller.
Inkomst och utgift
En utgift uppstår vid anskaffningstidpunkten för en speciell resurs, vanligen en vara eller en tjänst. Begreppet utgift är ur redovisningssynpunkt på samma sätt som begreppet inkomst, knutet till fakturerings- eller betalningstidpunkt. Utgiften uppstår oftast i samband med att en faktura mottas.
Sammantaget används inkomst och utgift när man vet om att man ska betala/få betalt även om transaktionen (flytt av pengarna) inte har skett ännu.
Två bokföringsmetoder
Det finns två olika bokföringsmetoder, kontantmetoden och fakturametoden.
Kontantmetoden är vanligast i ideella föreningar och används av de föreningar som har en nettoomsättning under 3 miljoner kronor.
Kontantmetoden innebär att bokföring sker direkt kopplat till när inkomsten/utgiften inträffar.
- Föreningen betalar en faktura.
Den bokförs direkt mot ett konto som tillhör resultaträkningens kostnadssida när pengarna byter ägare. Detta kallas att kostnadsföra. - Föreningen skickar en faktura. Intäkten bokförs på resultaträkningens intäktssida vid mottagen betalning.
Föreningen skickar en faktura.
Intäkten bokförs på resultaträkningens intäktssida vid mottagen betalning.
Fakturametoden sker i två steg.
- Bokföring (steg 1) sker vid mottagandet av en faktura till föreningen alternativt när föreningen skapar och skickar en faktura. Här uppstår kostnaden/intäkten i resultatrapporten och fakturan läggs som en tillgång/skuld i balansräkningen.
- Bokföring (steg 2) sker vid betalning/inbetalning av fakturan. Vid betalningstillfället försvinner tillgången/skulden från balansräkningen.
Vill du har fler tips och verktyg direkt i din brevlåda, prenumerera på vårt nyhetsbrev här.
