Som ideell styrelse har ni ett stort ansvar gentemot föreningens medlemmar att upprätthålla en säker och transparent ekonomisk hantering. Även om styrelsen som helhet av det ekonomiska ansvaret faller ofta det operativa arbetet samt utvecklingsarbetet på kassören. Här följer 5 tips för dig som kassör att göra för att skapa en trygg och säker ekonomi.
1. Etablera tydliga rutiner och policys
För att skapa en robust intern kontroll behöver föreningar ha tydliga rutiner och policys på plats. Det kan exempelvis handla om rutiner eller policys för:
- hantering av intäkter och utgifter
- hur transaktioner ska dokumenteras
- vem som har behörighet att godkänna olika typer av utgifter
Genom att ha tydliga riktlinjer minskar risken för fel och oegentligheter. Dessutom vet nya styrelsemedlemmar enkelt vad som ska göras när hen hamnar på rollen som exempelvis kassör. Det underlättar då även överlämning mellan gammal och ny kassör.
2. Separation av befogenheter
En grundläggande princip i intern kontroll är att separera befogenheter. Det innebär att olika personer ska ansvara för att godkänna, genomföra och bokföra transaktioner. Till exempel, om en person ansvarar för att ta emot medlemsavgifter, bör en annan person vara ansvarig för att bokföra dessa intäkter. Detta minskar risken för bedrägerier och felaktigheter.
3. Regelbunden avstämning och Revision
Föreningar bör genomföra regelbundna avstämningar av sina konton och bokföring. Detta innebär att man regelbundet jämför bokföringen med bankutdrag och andra underlag för att säkerställa att alla transaktioner har bokförts korrekt. De föreningar som FöreningsKraft bokför åt erbjuder regelbundna avstämningar varje månad eller varje kvartal för att säkerställa att allt är korrekt samt lyfter eventuella frågor som kvarstår. Dessa avstämningar sker muntligt via telefon eller videosamtal samt att kassören får resultat- och balansrapporter via mejl.
Föreningen bör även ha en lekmannarevisor eller en auktoriserad revisor som granskar bokföringen årligen. En extern granskning ökar transparensen och förtroendet för föreningens ekonomiska rapporter. En mindre förening behöver inte ha en auktoriserad revisor men det rekommenderas starkt att ändå ha en lekmannarevisor. Skatteverket skriver mer om krav för en auktoriserad revisor. Vi på FöreningsKraft har skrivit ett inlägg om lekmannarevisorer här.
4. Dokumentation och Arkivering
Alla ekonomiska transaktioner ska dokumenteras med verifikationer och kvitton som tydligt visar vad transaktionen avser. Det räcker alltså inte med att dokumentera en banköverföring i bokföringspärmen eller i bokföringssystemet. Du behöver även få med något form av underlag som visar vad banköverföringen avser.
Dessa dokument ska sparas i minst sju år enligt bokföringslagen. En god dokumentationspraxis gör det lättare att granska och följa upp transaktioner vid behov.
5. Utbildning och Medvetenhet
För att säkerställa att alla inblandade förstår vikten av intern kontroll och hur de ska följa de etablerade rutinerna, bör föreningen regelbundet utbilda sina kassörer och andra berörda medlemmar. Exempelvis har SISU idrottsutbildarna ofta någon form av kassörsutbildning i din region varje termin. Här hittar du ditt RF-SISU distrikt och kan därefter söka på specifika utbildningar utifrån dina önskemål.
Att höja medvetenheten om god ekonomisk praxis och potentiella risker bidrar som förening till en kultur av noggrannhet och ansvarstagande.
Genom att följa de här steg kan din förening säkerställa en korrekt och transparent ekonomisk hantering, vilket inte bara uppfyller lagkrav utan också stärker medlemmarnas förtroende och föreningens långsiktiga hållbarhet. Varmt lycka till!
Vill du har fler tips och verktyg direkt i din brevlåda, prenumerera på vårt nyhetsbrev här.
