För att skapa struktur i din förening behövs ibland lite hjälp på traven, så du får mer tid till kärnverksamheten och utveckling. FöreningsKraft har sammanställt en lista med verktyg som hjälper dig skapa strukturen du behöver.
Verktygslådan
Med dessa verktyg kan du skapa struktur i din förening samtidigt som du håller alla inblandade informerade om vad som behöver göras härnäst. I flera av verktygen går det även att se vem som gjort vad och vad som behöver följas upp.
Trello
Här skapar du tavlor för allt arbete din förening gör. Alla som berörs kan ha ett eget inlogg och ni kan lätt hålla reda på vem som har gjort vad. Det är också enkelt att skapa checklistor för att se vad som är klart och vad som behöver jobbas mer på. I Trello kan ni ställa frågor direkt till varandra genom att ”tagga” varandras namn. Då kommer ett mejl med en notis till dig, eller en pushnotis direkt i din app beroende på inställning.
Dropbox
I Dropbox kan ni som förening spara alla viktiga dokument och tillsammans utveckla de som redan finns. Dropbox uppdaterar Live vilket är en stor fördel!
Skapa struktur i din förening med en gemensam kalender
Det är enkelt att skapa en gemensam kalender för kansliet, styrelsen och sektionsansvariga. Dessa kalendrar är gratis och är lätta att använda
Slack
Slack är ett kommunikationsverktyg i realtid. För många företag har Slack ersatt e-post/privata forum/chattrum som den enda interna kommunikationskanalen. Programmet är designat för att ersätta e-postkedjor inom lag, tänk gruppchattar om arbete som fungerar i vilken webbläsare som helst.
Skapa struktur i din förening med en gemensam mejl
För dig som inte är redo för en ny molntjänst kan en stor effektivisering ske endast genom att skapa en gemensam mail. Kanslimailen är i många mindre föreningar en gemensam mailadress dit både styrelsen, kanslisten och sportchefen har tillträde. Det förenklar arbetet ännu mer om ni lägger lite tid på att ordna ett bra system för inkorgen. Färgkodning och mappar är ett mycket enkelt sätt att skapa ordning och reda.
Google drive
Med Google Drive kan du
- Lagra filer på ett säkert sätt
- Öppna eller redigera dem på vilken enhet som helst.
- Ladda upp filer eller skapa direkt på drive
- Dela filer så andra kan se, redigera och kommentera filen
Du får 15 GB gratis lagringsutrymme och du kan skapa filer som exempelvis formulär, worddokument, excelfiler m.fl.
Text Expander
Ska du göra flera utskick, exempelvis vid terminsstart då samma fråga kan komma vid flera tillfällen, kan Text expander vara ett bra verktyg. Text expander är en digital textbank där du sparar dina bästa texter och ger varje text en speciell kod, till exempel A1. I vilket program du än använder, trycker du sedan bara in koden och hela texten uppenbarar sig.
Elektronisk signering
Detta verktyg för e-signering är ovärderlig i tider som dessa. Att signera avtal digitalt effektiviserar arbetet och du behöver inte röra dig från A – B. Kanske vill ni dela protokoll med styrelsen eller skicka avtal till konsulter? Du skickar avtalet tillsammans med länk till den elektroniska signeringen så att mottagaren kan signera dokumentet och skicka tillbaka till dig.
Vi hoppas att du har fått med dig några exempel på verktyg som kan hjälpa dig att skapa struktur i din förening!
Ur verkligheten
Jag skulle vilja påstå att det är ganska rörigt i det administrativa arbetet i många konståkningsklubbar. Det är många arbetsuppgifter som ska utföras på många olika hemsidor, program och appar som måste användas för att verksamheten ska fungera och ibland är det även svårt att veta vem i klubben som bär ansvaret för allt detta jobb.
-Rebecka Emanuelsson, konståkning