Något som kan ses som självklart inom en förening är att det ska finnas någon typ av organisation för att ge verksamheten struktur. I detta avsnitt delar vi med oss utan våra bästa tips för att skapa organisationsstruktur i föreningar
Vad är organisationsstruktur ?
Definitionen av struktur kan tolkas på olika sätt. För oss är struktur när en förening tar väl hand om sin verksamhet och skapar rutiner för det löpande arbetet som fungerar väl i både teori och praktik. Det finns flera skäl till att skapa en fungerande struktur i en förening. Dels behövs struktur för att skapa trygghet i föreningen, vilket i sin tur ger medlemmarna ett positivt och varmt intryck som i sin tur påverkar individers val av förening.
Varför behövs det?
Struktur kan medföra att föreningen minimerar riskerna för dubbelarbete, ekonomiska förluster, minskat medlemsantal, bristfällig bidragsansökningar med mera. Dock vill vi påpeka att det oftast finns en god struktur i föreningar, men där föreningen kanske glömmer bort att arbeta utifrån den struktur som är framtagen. Därför är det extra viktigt att föreningar och dess styrelser arbetar med struktur varje dag.
Organisationsstruktur – en utmaning
Det kan vara en utmaning att skapa struktur i en förening till skillnad från ett vanligt företag eftersom det är många individer i en förening som har olika kunskapsnivåer och att personerna vanligtvis arbetar ideellt. Detta gör att det kan vara svårare att skapa struktur eftersom individerna kan se och hantera situationer på olika sätt. Här är det viktigt att föreningens ledande grupp – styrelsen, hjälper till och skapar arbetsrutiner för att minimera risken för onödiga diskussioner och händelser. Nedan kommer vi att ge exempel på hur ni kan arbeta med struktur i din förening.
Styrelsens arbete med struktur
Det finns ett flera sätt som föreningar kan arbeta med struktur, här kommer våra bästa tips på hur du kan arbeta med struktur i din förening.
Lathundar
Skapa ett dokument, en så kallad lathund, där ni skriver ner exakt hur man utför en arbetsuppgift. Detta kan exempelvis vara hur man hanterar sin kö, hur man gör ett inlägg på föreningens hemsida eller hur man söker licenser. Ladda upp era lathundar på ett ställe där medlemmarna som ska genomföra arbetsuppgifterna kan hitta dem. Lathundar kan även användas för styrelsens arbete. Detta skapar struktur i hur man ska utföra vissa arbetsuppgifter och hur man tidigare har gjort. På så sätt får alla (som ska ha) insyn i hur man gör och att alla gör på samma sätt.
Rollbeskrivningar
Rollbeskrivningar är nästan som på teater där varje skådespelare får en beskrivning på vad han eller hennes roll ska göra. På samma sätt tänker vi att rollbeskrivningar funkar i såväl företag som föreningar. Exempelvis kan det vara lämpligt att styrelsen författar rollbeskrivningar för varje enskild person som ska arbeta i föreningen där den personen som ska arbeta får en tydlig beskrivning på vad som förväntas av individen och vad han eller hon ska göra. På så sätt blir det tydligt vem som har vilket ansvarsområde och vem som ska göra vad vilket minimerar risken för missuppfattningar och konflikter.
Skapa sammanhållning som ger struktur
Har föreningen många olika sektioner eller är en större förening är det superviktigt att styrelsen arbetar med att föra dessa samman så att alla sektioner arbetar utefter de rutiner och strukturer som styrelsen tagit fram.
Digitala system
Använd er utav det digitala mötesplatserna som för er förening samman. Exempelvis kan vi tipsa om Trello, en sida där ni kan skapa er förenings anslagstavla. Vi på FöreningsKraft älskar Trello och använder det i vårt dagliga arbete både för att få en överblick för veckans arbetsuppgifter men även för att tagga varandra och diskutera viktiga punkter. Ett annat exempel är Dropbox där privatpersoner, föreningar och företag kan lagra olika dokument som flera parter ska ha tillgång till. Ytterligare en bra digital plattform om flera personer vill dela dokument och arbeta tillsammans online är Google Drive. Google har ett flertal program där individer har möjligheten att arbeta tillsammans samtidigt.
Arbeta med ansvarsområden
Dela upp det arbetet som ska genomföras i mindre ansvarsområden. Att ge individer ett eget ansvarsområde brukar påverka om och hur individen väljer att genomföra uppgiften. Dessutom brukar individer vara mer benägna att genomföra uppgiften om de får eget ansvar. Viktigt är att se till att alla ansvarsområden inte blir för stora då det kan vara svårare att få en ideell person att genomföra en större uppgift.
Information ger struktur
Att vara tydligt med sin information skapar också struktur i föreningen. Ett exempel är när föreningar tydlig beskriver hur man blir medlem i föreningen, hur föreningen hanterar sin eventuell kö eller hur föreningen hanterar Covid-19. Att få ut informationen till medlemmarna är A och O vilket kan göras både via en klubblokal, eller som vi föredrar det, via en digitalt hemsida.
Plandisc – strukturerar ert föreningsår
Ett av våra mest varma tips som vi verkligen vill dela med oss av är att skapa ert årshjul hos Plandisc. Att skapa ett årshjul innebär att ni kan era planera era arbetsuppgifter utefter hur ert år ser ut. Med Plandisc har ni även möjligheten att redigera och förändra årshjulet digitalt vilket gör att alla kan se förändringarna. Plandisc är därmed en dynamisk lösning. Kom igång med ert årshjul här.
Vill din förening ha hjälp med er struktur? Hör av er till oss så hjälper vi er!
Nästa del av FöreningsKrafts Föreningsskola kommer handla om ekonomi. Har du önskemål på ämne? Kontakta oss!
Har du missat våra tidigare avsnitt? Ingen fara, läs dem nu!
Bilda förening – våra bästa tips till nya föreningar
Årsmöte – vanligaste misstagen
Inspiration och information till vår föreningsskola kommer från boken Ideella föreningar – Skatt, ekonomi och juridik skriven av Björn Lundén & Jan Lindblad (2019). Här kan du köpa deras bok.